Ο απόλυτος οδηγός μισθοδοσίας για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων • Χρήματα μερικής απασχόλησης®

Ηκαθώς η επιχείρησή σας έφτασε στο σημείο που ήρθε η ώρα να προσλάβετε βοήθεια; Από τη μία πλευρά, αυτά είναι υπέροχα νέα. Αλλά, από την άλλη πλευρά, η μισθοδοσία για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων προσθέτει ένα ακόμη επίπεδο πολυπλοκότητας στη λειτουργία της επιχείρησής σας.

Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων δεν έχουν υπόβαθρο σε ανθρώπινο δυναμικό, λογιστική ή λογιστική. Πώς μπορείτε λοιπόν να δημιουργήσετε ένα σύστημα μισθοδοσίας που σας κρατά στην καλή πλευρά του IRS χωρίς να καταναλώνετε πολύ από τον πολύτιμο χρόνο σας;

Έχοντας υπαλλήλους W-2 σημαίνει ότι θα πρέπει να κάνετε μισθοδοσία. Μαζί με την καταβολή του μισθού τους, θα πρέπει να παρέχετε αποζημίωση εργαζομένου και ασφάλιση ανεργίας. Θα είστε επίσης υπεύθυνοι για την καταβολή των μισών φόρων κοινωνικής ασφάλισης και Medicare. Θα πρέπει να υπολογίσετε την παρακράτηση φόρου εισοδήματος και να υποβάλετε τους φόρους και να υποβάλετε έγκαιρα τις εκθέσεις στην κυβέρνηση. Μπορείτε να τα κάνετε όλα αυτά είτε με λογισμικό μισθοδοσίας είτε με πάροχο μισθοδοσίας πλήρους υπηρεσίας.

Πίνακας περιεχομένων

• Τι είναι η Μισθοδοσία;
• Ποιο είναι το κόστος προσωπικού;
• Πώς πρέπει να χειριστώ τη μισθοδοσία των μικρών επιχειρήσεων μου;
• Πώς ρυθμίζω τη μισθοδοσία για πρώτη φορά;
• Ποιες είναι οι επιλογές μισθοδοσίας των μικρών επιχειρήσεων μου;
• QuickBooks Live Bookkeeping
• QuickBooks Online μισθοδοσία
• Συμπέρασμα

Τι είναι η Μισθοδοσία;

Ο όρος «μισθοδοσία» μπορεί να σημαίνει πολλά πράγματα. Αλλά, με τις πιο γενικές έννοιες, η μισθοδοσία είναι η διαδικασία με την οποία μια εταιρεία υπολογίζει και στέλνει αμοιβή στους υπαλλήλους της.

Το σύστημα μισθοδοσίας μιας εταιρείας θα περιλαμβάνει τους μηχανισμούς που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση των ωρών και του ρεπό των εργαζομένων, τη μέθοδο και το χρονοδιάγραμμα ποιες πληρωμές αποστέλλονται και τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό της παρακράτησης φόρου ενός υπαλλήλου και αποστολή στο IRS από το συγκεκριμένο προθεσμίες.

Απαιτήσεις μισθοδοσίας

Το να έχεις υπαλλήλους W-2 σημαίνει να κάνεις μισθοδοσία. Εάν έχετε ωρομίσθιους υπαλλήλους, θα υποβάλλουν τις ώρες τους για κάθε περίοδο αμοιβής και είστε υποχρεωμένοι να πληρώστε τα σύμφωνα με το πρόγραμμα που έχετε καθορίσει προηγουμένως-συνήθως εβδομαδιαία, διμηνιαία ή εξαμηνιαία.

Ο υπολογισμός της μισθοδοσίας σημαίνει τον καθορισμό των ακαθάριστων μισθών των εργαζομένων, στη συνέχεια παρακράτηση εισοδήματος, φόρους κοινωνικής ασφάλισης και Medicare.

Οι φόροι που παρακρατήθηκαν στη συνέχεια πρέπει να υποβληθούν στην κυβέρνηση με καθορισμένο χρονοδιάγραμμα. Για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις αυτό θα απαιτείται μηνιαίως. Ωστόσο, για τις μεγάλες επιχειρήσεις, αυτό μπορεί να απαιτείται τόσο συχνά όσο και εβδομαδιαίως.

Απαιτούνται επίσης τριμηνιαίες εκθέσεις. Πρέπει να καταθέσετε α Έντυπο 941 κάθε τρίμηνο. Αυτό το έντυπο ενημερώνει την ομοσπονδιακή κυβέρνηση πόση μισθοδοσία πληρώσατε καθώς και πόσο φόρο εισοδήματος παρακρατήσατε και υποβάλατε. Θα απαιτηθούν επίσης καταχωρήσεις κατάστασης, οπότε ελέγξτε ξανά την πολιτεία σας για τις μορφές και τις ημερομηνίες τους.

Θα πρέπει επίσης να στείλετε ετήσιες εκθέσεις. Θα πρέπει να επεξεργαστείτε W-2 για τους υπαλλήλους σας και για την κυβέρνηση. Πρέπει επίσης να στείλετε ένα α Έντυπο 940 στην ομοσπονδιακή κυβέρνηση για ομοσπονδιακούς φόρους ανεργίας - και ίσως χρειαστεί να το κάνετε πιο συχνά ανάλογα με το ποσό της μισθοδοσίας σας κατά τη διάρκεια του έτους.

Ποιο είναι το κόστος προσωπικού;

Το κόστος της ύπαρξης εργαζομένων είναι κάτι περισσότερο από τους μισθούς τους. Θα έχετε επιπλέον έξοδα όπως επιπλέον φόρους, ασφάλιση και υπηρεσία μισθοδοσίας.

Φόροι

Όταν προσλαμβάνετε κάποιον να εργάζεται για εσάς, το 15,3% των μισθών του καταβάλλεται για φόρο μισθοδοσίας. Αυτό αποτελείται από 12,4% για την Κοινωνική Ασφάλιση και 2,9% για το Medicare.

Οι εργολάβοι πληρώνουν μόνοι τους όλο αυτό το ποσό. Αλλά οι εργαζόμενοι πληρώνουν μόνο τους μισούς και ο εργοδότης τους καλείται να πληρώσει το άλλο μισό. Επομένως, όταν πληρώνετε τους μισθούς των εργαζομένων σας, το κόστος σας είναι στην πραγματικότητα 7,65% υψηλότερο.

Για παράδειγμα, εάν ο υπάλληλος σας κερδίζει $ 1.000 την εβδομάδα. Το πραγματικό σας κόστος είναι 1.076,50 $ την εβδομάδα.

ΑΣΦΑΛΙΣΗ

Απαιτείται να έχετε και ασφάλιση ανεργίας και ασφάλιση αποζημίωσης εργαζομένου.

Η ασφάλιση ανεργίας καταβάλλεται στο κράτος και παρέχει παροχές στους εργαζόμενους που έχουν απολυθεί. Οι τιμές σας θα καθοριστούν από το επίπεδο κινδύνου. Εάν εργάζεστε σε έναν κλάδο που έχει υψηλές απολύσεις, όπως ο εξωραϊσμός ή άλλες εποχικές βιομηχανίες, τα ποσοστά σας θα είναι υψηλότερα από ό, τι σε έναν κλάδο που συνήθως δεν έχει υψηλές απολύσεις. Οι τιμές σας θα καθοριστούν επίσης από το ποσό μισθοδοσίας που πληρώνετε. Όσο περισσότερη μισθοδοσία έχετε, τόσο υψηλότερο είναι το κόστος σας.

Μπορείτε να διατηρήσετε τα προσωπικά σας ποσοστά όσο το δυνατόν χαμηλότερα, αποφεύγοντας τις απολύσεις και καταπολεμώντας παράνομες αξιώσεις. Μερικές φορές οι δυσαρεστημένοι υπάλληλοι θα προσπαθήσουν να καταθέσουν αίτηση ανεργίας μετά την απόλυση τους. Μην το επιτρέψετε αυτό. Όλοι όσοι κάνουν μια επιτυχημένη απαίτηση κατά της εταιρείας σας θα αυξήσουν τα ποσοστά σας. Εάν δεν δικαιούνται παροχές, κάντε ό, τι μπορείτε για να τους κρατήσετε μακριά από την πολιτική σας.

Η ασφάλιση αποζημίωσης των εργαζομένων καταβάλλεται σε μια ασφαλιστική εταιρεία (ή μερικές φορές στο κράτος) και καλύπτει τους εργαζόμενους εάν τραυματιστούν στη δουλειά. Και πάλι, τα ποσοστά σας καθορίζονται με βάση το επίπεδο κινδύνου. Όσο πιο επικίνδυνη είναι η βιομηχανία σας, τόσο υψηλότερα θα είναι τα ποσοστά σας. Και ακριβώς όπως με την ασφάλιση ανεργίας, τα προσωπικά σας ποσοστά θα βασίζονται επίσης στο ύψος της μισθοδοσίας που έχετε.

Μπορείτε να μειώσετε τις τιμές σας επιβάλλοντας τις προφυλάξεις ασφαλείας που απαιτούνται για τον τύπο εργασίας σας. Προφανώς, δεν θέλετε να τραυματιστούν οι υπάλληλοί σας ό, τι κι αν... αλλά το να μειώσετε τα επιτόκια των εργαζομένων σας είναι ένα επιπλέον πλεονέκτημα.

Ο υπάλληλος σας δεν φέρει κανένα από αυτά τα έξοδα. Η ανεργία και η αποζημίωση των εργαζομένων πληρώνονται και οι δύο 100% από τον εργοδότη.

Σχετίζεται με:Κατανοώντας τις ανάγκες ασφάλισης μικρών επιχειρήσεων με το Coverwallet

Υπηρεσία μισθοδοσίας

Υπάρχουν πολλοί υπολογισμοί που αφορούν τη μισθοδοσία. Δεν είναι απλά οι ωριαίες τιμές που αφορούν τις ώρες εργασίας. Εξαιτίας αυτού, θα θέλετε κάποιο είδος υπηρεσίας μισθοδοσίας για να κάνετε αυτά τα μαθηματικά. Όχι μόνο η υπηρεσία μισθοδοσίας θα υπολογίσει την παρακράτηση φόρου εισοδήματος από τον εργαζόμενο, θα υπολογίσει επίσης υπολογίστε τους φόρους κοινωνικής ασφάλισης και Medicare, καθώς και την ασφάλιση ανεργίας δικαστικά έξοδα.

Εάν η πολιτική αποζημίωσης του εργαζομένου σας είναι με το κράτος, θα το υπολογίσει επίσης. Εάν η πολιτική αποζημίωσης του εργαζομένου σας αφορά ιδιωτική εταιρεία, πιθανότατα θα ασχοληθείτε άμεσα μαζί τους και αυτό το κόστος δεν θα υπολογίζεται μέσω της υπηρεσίας μισθοδοσίας σας.

Σχετίζεται με: Το καλύτερο λογιστικό λογισμικό για μικρές επιχειρήσεις

Πώς ρυθμίζω τη μισθοδοσία για πρώτη φορά;

Υπάρχουν μερικά έγγραφα που θα χρειαστεί να συλλέξετε πριν ξεκινήσετε το σύστημα μισθοδοσίας σας. Θα πρέπει επίσης να σκεφτείτε την πολιτική διατήρησης αρχείων και τη συχνότητα πληρωμών σας.

Τι έγγραφα μισθοδοσίας χρειάζομαι;

Η δημιουργία μισθοδοσίας για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων απαιτεί από αυτούς υποβάλετε αίτηση για αριθμό αναγνώρισης εργοδότη (EIN) με το IRS. Είναι δωρεάν να αποκτήσετε ένα EIN και δεν θα σας πάρει περισσότερο από 5 λεπτά. Σε ορισμένες πολιτείες, ίσως χρειαστεί να υποβάλετε αίτηση και για κρατικό EIN.

Εάν έχετε LLC ή Corporation, έχετε ήδη ένα EIN.

Όσον αφορά τους υπαλλήλους σας, καθένας από αυτούς θα χρειαστεί συμπληρώστε ένα W-4. Αυτό είναι σημαντικό επειδή σας λέει πόσο φόρο πρέπει να παρακρατήσετε για λογαριασμό του υπαλλήλου σας από κάθε μισθοδοσία. Κάθε εργαζόμενος θα χρειαστεί επίσης συμπληρώστε μια φόρμα I-9 για την επαλήθευση της ταυτότητάς τους.

Θα χρειαστείτε τουλάχιστον τα ποσοστά ασφάλισης ανεργίας σας και ίσως τα ποσοστά κομπάρσου των εργαζομένων σας.

Τέλος, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα σύστημα για την παρακολούθηση των ωρών των εργαζομένων σας. Τεχνικά, αυτό θα μπορούσε να είναι τόσο απλό όσο ένα φύλλο σύνδεσης. Ένα σύστημα κάρτας χρόνου είναι δημοφιλές σε πολλές μικρές επιχειρήσεις. Αλλά αν έχετε απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό, ένα σύστημα παρακολούθησης που βασίζεται σε υπολογιστή ή τηλέφωνο μπορεί να λειτουργήσει καλύτερα.

Ποια πρέπει να είναι η πολιτική διατήρησης του μητρώου μισθοδοσίας μου;

Ο νόμος για τα δίκαια πρότυπα εργασίας (FLSA) υπαγορεύει ότι οι εργοδότες διατηρούν αρκετά έγγραφα σχετικά με τη μισθοδοσία για τουλάχιστον τρία χρόνια. Τα έγγραφα αυτά είναι:

• Ονοματεπώνυμο υπαλλήλου και αριθμός κοινωνικής ασφάλισης
• Διεύθυνση (συμπεριλαμβανομένου ταχυδρομικού κώδικα)
• Ημερομηνία γέννησης (αν είναι κάτω των 19 ετών)
• Φύλο και επάγγελμα
• Ημερομηνίες απασχόλησης
• Timeρα και ημέρα της εβδομάδας που ξεκινά η εβδομάδα εργασίας των εργαζομένων
• Οι ώρες εργασίας κάθε μέρα
• Συνολικές ώρες εργασίας κάθε εβδομάδα εργασίας
• Βάση στην οποία καταβάλλονται οι μισθοί των εργαζομένων
• Τακτική ωριαία αμοιβή
• Συνολικά ημερήσια ή εβδομαδιαία κέρδη απευθείας
• Συνολικά κέρδη υπερωριών για την εβδομάδα εργασίας
• Όλες οι προσθήκες ή μειώσεις από τους μισθούς του εργαζομένου
• Συνολικοί μισθοί που καταβάλλονται για κάθε περίοδο αμοιβής
• Ημερομηνία πληρωμής και περίοδος πληρωμής που καλύπτεται από την πληρωμή

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις διατήρησης αρχείων, δείτε αυτό το δελτίο πληροφοριών από το Υπουργείο Εργασίας.

Ποια συχνότητα μισθοδοσίας πρέπει να επιλέξω;

Πόσο συχνά θα πληρώνετε τους υπαλλήλους σας; Η εβδομαδιαία πληρωμή τους εξασφαλίζει ότι δεν θα αντιμετωπίσετε προβλήματα συμμόρφωσης, αλλά είναι επίσης το πιο απαιτητικό. Εάν θέλετε να πληρώνετε λιγότερο συχνά από κάθε εβδομάδα, επικοινωνήστε με το Στέιτ Ντιπάρτμεντ Εργασίας για να βρείτε τις ελάχιστες συχνότητες πληρωμών του κράτους σας.

Εάν σας επιτρέπεται να επιλέξετε προγράμματα μισθολογικής ή διμηνιαίας αμοιβής, οποιαδήποτε επιλογή θα σας προκαλέσει λιγότερο πονοκέφαλο από μια εβδομαδιαία συχνότητα πληρωμών. Έχουν όμως ο καθένας μερικά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, όπως περιγράφονται παρακάτω.

Εβδομαδιαίος

Με εβδομαδιαίο πρόγραμμα μισθοδοσίας, οι υπάλληλοί σας αμείβονται την ίδια ημέρα κάθε εβδομάδα. Ένα τυπικό πρόγραμμα θα έχει ως εξής: υποβάλλουν τις ώρες τους στο τέλος της ημέρας την Παρασκευή για ώρες εργασίας εκείνη την εβδομάδα. Στη συνέχεια, θα έχετε λίγες ημέρες για να επεξεργαστείτε τη μισθοδοσία και θα λάβουν την επιταγή τους την επόμενη Παρασκευή.

Αυτό το πρόγραμμα πληρωμών είναι τυπικό για τους εργαζόμενους με χαμηλότερη αμοιβή.

Το όφελος αυτού του προγράμματος είναι ότι οι εργαζόμενοι πληρώνονται πιο συχνά. Αυτό μπορεί να τους διευκολύνει να διαχειριστούν τις ταμειακές τους ροές.

Το μειονέκτημα είναι ότι θα πρέπει να επεξεργάζεστε μισθοδοσία κάθε εβδομάδα, ανεξάρτητα από το τι. Ακόμα κι αν βρίσκεστε σε διακοπές ή είστε άρρωστοι, θα εξακολουθείτε να έχετε αυτήν την ευθύνη ή οι εργαζόμενοι σας δεν θα πληρωθούν.

Δεκαπενθήμερο

Με ένα ημιμηνιαίο πρόγραμμα αμοιβών, πληρώνετε τους εργαζόμενους τις ίδιες δύο ημερολογιακές ημέρες κάθε μήνα-για παράδειγμα την 1η και την 15η. Για μισθοδοσία για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, ένα εξάμηνο πρόγραμμα μπορεί να διευκολύνει τον προγραμματισμό των άλλων εξόδων σας γύρω από τις ημερομηνίες μισθοδοσίας σας.

Αυτό το πρόγραμμα λειτουργεί καλύτερα για τους υπαλλήλους που αμείβονται και όχι ωριαία.

Ωστόσο, υπάρχουν μειονεκτήματα σε ένα μηνιαίο πρόγραμμα μισθοδοσίας. Το πρώτο πρόβλημα είναι ότι οι αμοιβές δεν θα είναι ακριβώς οι ίδιες. Ο αριθμός των ημερών και των ωρών εργασίας κατά την πρώτη περίοδο αμοιβής μπορεί να είναι ελαφρώς υψηλότερος ή χαμηλότερος από τη δεύτερη.

Το δεύτερο μειονέκτημα σε ένα μηνιαίο πρόγραμμα είναι ότι η ημέρα πληρωμής θα πέσει σε διαφορετικές ημέρες καθ 'όλη τη διάρκεια της εβδομάδας κάθε μήνα. Μια ημέρα πληρωμής μπορεί να είναι η Τρίτη, την επόμενη Παρασκευή και την επόμενη Δευτέρα. Από την πλευρά του εργοδότη, αυτό μπορεί να δυσχεράνει τον προγραμματισμό ενός σταθερού χρόνου για την επεξεργασία της μισθοδοσίας. Και από την πλευρά των εργαζομένων, εάν τυχόν πέσει η ημέρα πληρωμής σε ένα σαββατοκύριακο ή αργία, μπορεί να προκαλέσει καθυστέρηση στην πληρωμή.

Ανά δύο εβδομάδες

Με διμηνιαία δομή μισθοδοσίας, οι εργαζόμενοι απλώς αμείβονται κάθε δύο εβδομάδες. Για τον εργοδότη, αυτό σας βοηθά να ρυθμίσετε επαναλαμβανόμενες διαδικασίες μισθοδοσίας. Και, για τον υπάλληλο, μπορούν να υπολογίζουν ότι ένας μισθός θα χτυπά τον τραπεζικό τους λογαριασμό κάθε δεύτερη Πέμπτη, Παρασκευή ή όποια ημέρα κι αν ορίσετε.

Το μόνο μειονέκτημα της διμηνιαίας μισθοδοσίας είναι ότι υπάρχουν μερικοί μήνες όπου θα χρειαστεί να κάνετε τρεις πληρωμές στους υπαλλήλους σας αντί για δύο. Και, από λογιστική άποψη, αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα τα έξοδα μισθοδοσίας σας να είναι υψηλότερα εκείνο το μήνα από άλλα.

Διαφορά μεταξύ εργαζομένων και συμβεβλημένων εργαζομένων

Δεδομένου ότι μιλάμε για μισθοδοσία για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη εάν χρειάζεται ή όχι να ρυθμίσετε τη μισθοδοσία. Εάν εργάζεστε μόνο με ανεξάρτητους εργολάβους, τότε δεν το κάνετε. Πώς γνωρίζετε εάν οι άνθρωποι που εργάζονται για εσάς είναι υπάλληλοι είναι εργολάβοι; Σύμφωνα με την IRS, όλα είναι σχετικά με τον βαθμό ανεξαρτησίας που έχει ο εργαζόμενος.

Ορίζει ο εργαζόμενος τις δικές του ώρες και παρέχει τα δικά του εργαλεία και εφόδια; Εάν ναι, μπορεί να θεωρηθούν ανεξάρτητος ανάδοχος. Επίσης, οι ανεξάρτητοι εργολάβοι τείνουν να βασίζονται περισσότερο σε έργα. Εάν έχετε κάποιον να κάνει μυριάδες εργασίες για εσάς κάθε μέρα, υπάρχει μια καλή πιθανότητα, η IRS να τον θεωρήσει υπάλληλο.

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τους παράγοντες που καθορίζουν την κατάσταση του εργαζομένου W-4 ή του εργολάβου W-9, διαβάστε τις οδηγίες του IRS.

Έχετε υπαλλήλους W-4;

Αν ναι, συνεχίστε να διαβάζετε αυτόν τον οδηγό για μισθοδοσία για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων. Εσείς θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα σύστημα μισθοδοσίας και να είστε βέβαιος ότι ακολουθείτε όλες τις οδηγίες του IRS για τη συχνότητα πληρωμής, τη διατήρηση αρχείων και την παρακράτηση φόρου.

Έχετε εργαζόμενους με συμβόλαιο W-9;

Δεν χρειάζεται να κάνετε μισθοδοσία εάν έχετε μόνο εργαζόμενους με συμβόλαιο W-9. Αντίθετα, τους πληρώνετε με όποιο μέσο και συχνότητα συμφωνείτε και οι δύο. Και δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την παρακράτηση φόρου. Ωστόσο, θα χρειαστείτε τον ανάδοχο να συμπληρώσει το W-9 του. Και αν πληρώσετε σε οποιονδήποτε ανάδοχο περισσότερα από $ 600 κατά τη διάρκεια του έτους, θα πρέπει να τους στείλετε ένα 1099-MISC στο τέλος του έτους.

Πώς πρέπει να χειριστώ τη μισθοδοσία των μικρών επιχειρήσεων μου;

Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι για να χειριστείτε τη μισθοδοσία των μικρών επιχειρήσεων σας: μια υπηρεσία ή ένα λογισμικό. Η κύρια διαφορά μεταξύ των δύο υπηρεσιών είναι ότι μια υπηρεσία θα καταβάλει τους φόρους και θα υποβάλει τα έντυπα στην κυβέρνηση με το σωστό χρονοδιάγραμμα.

Εδώ είναι τα υπέρ και τα κατά του καθενός.

Πρέπει να κάνω μισθοδοσία με υπηρεσία;

Ενώ αυτή είναι η πιο ακριβή επιλογή από τα δύο, το μεγάλο μέρος αυτής της επιλογής είναι ότι ο πονοκέφαλος μισθοδοσίας σας πέφτει στο μηδέν. Θα παρέχετε πληροφορίες για τους υπαλλήλους, όπως πληροφορίες για μισθούς και W-4, και χρονοδιάγραμμα αμοιβών και ο πάροχος υπηρεσιών θα τις λάβει από εκεί.

Θα πρέπει ακόμα να μπείτε στην υπηρεσία κάθε περίοδο αμοιβής και να "επεξεργαστείτε" μισθοδοσία. Αλλά αυτό είναι συχνά μερικά κλικ και δεν πρέπει να διαρκέσει περισσότερο από μερικά λεπτά. Για τους ωρομίσθιους υπαλλήλους, θα πρέπει να καταχωρίσετε τις ώρες τους για κάθε περίοδο αμοιβής.

Από εκεί, ο πάροχος υπηρεσιών διασφαλίζει ότι η μισθοδοσία επεξεργάζεται εγκαίρως και όλες οι φορολογικές υποβολές και οι εκθέσεις αποστέλλονται με τα σωστά χρονοδιαγράμματα. Θα φροντίσουν επίσης για τυχόν θέματα IRS που μπορεί να προκύψουν επίσης.

Συχνά έχουν εγκατεστημένα συστήματα για την παρακολούθηση πραγμάτων όπως παρακολούθηση χρόνου, τη σωρευτική και χρήση του χρόνου διακοπών, 401 (k) συνεισφορές και άλλα.

Εάν έχετε 10 ή περισσότερους υπαλλήλους, η πρόσληψη υπηρεσίας μισθοδοσίας θα μπορούσε να είναι μια καλή κίνηση. Αλλά αν έχετε μια μικρότερη επιχείρηση, ένας πάροχος μισθοδοσίας πλήρους υπηρεσίας μπορεί να είναι λίγο περισσότερο από ό, τι χρειάζεστε.

Πρέπει να κάνω μισθοδοσία με λογισμικό;

Το λογισμικό μισθοδοσίας θα κάνει τους υπολογισμούς μισθοδοσίας για εσάς. Θα υπολογίσει τις σωστές παρακρατήσεις από την επιταγή κάθε εργαζομένου και θα παρακολουθεί πόσα χρωστάτε στην κυβέρνηση. Είστε υπεύθυνοι για την πραγματική αποστολή των παρακρατήσεων φόρου και την υποβολή των σωστών εντύπων εγκαίρως.

Όταν χρησιμοποιείτε λογισμικό μισθοδοσίας, θα πρέπει να κόψετε τις δικές σας επιταγές. Or, με ορισμένους παρόχους λογισμικού μισθοδοσίας όπως QuickBooks Online μισθοδοσία, μπορείτε ακόμη και να ρυθμίσετε την Άμεση Κατάθεση.

Σχετίζεται με:Πώς χρησιμοποιώ το QSEHRA για να αφαιρέσω το όφελος υγειονομικής περίθαλψης των υπαλλήλων μου

Ποιες είναι οι επιλογές λογισμικού μισθοδοσίας της μικρής επιχείρησής μου;

Είτε έχετε κάνει μισθοδοσία στο παρελθόν είτε όχι, θέλετε να επιλέξετε λογισμικό με τα εργαλεία και τους πόρους για να πληρώσετε με ασφάλεια την ομάδα σας, κάτι που θα κάνει τη ζωή σας ως ιδιοκτήτρια μικρής επιχείρησης ευκολότερη!

Μια γρήγορη αναζήτηση στο Google θα φέρει στην επιφάνεια δεκάδες ικανές εταιρείες λογισμικού μισθοδοσίας. Μερικές από τις δημοφιλείς επιλογές περιλαμβάνουν τα QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll και Patriot Software Payroll.

Το καθένα έχει το δικό του σύνολο δυνατοτήτων, αλλά μόνο το QuickBooks προσφέρει Ενσωματωμένη προωθημένη παρακολούθηση χρόνου και άμεση κατάθεση της ίδιας ημέρας. Το QuickBooks είναι επίσης το μόνο λογισμικό που παρέχει ένα πλήρες οικοσύστημα εργαλείων που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε την επιχείρησή σας.

Επιπλέον, εάν χρησιμοποιείτε ήδη QuickBooks Online για τη λογιστική της επιχείρησής σας, έχουν δύο ενσωματώσεις μισθοδοσίας: QuickBooks Live Bookkeeping και QuickBooks Online Payroll. Εκμεταλλευόμενοι αυτές τις πρόσθετες υπηρεσίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο βασικό λογισμικό για όλες τις λογιστικές, λογιστικές και μισθολογικές σας ανάγκες. Δείτε πώς λειτουργεί το QuickBooks Live Bookkeeping και το QuickBooks Online Payroll.

QuickBooks Live Bookkeeping

Με QuickBooks Live Bookkeeping, λαμβάνετε μια ειδική ομάδα λογιστών που φροντίζουν ώστε όλα τα αρχεία σας να παραμένουν ακριβή και ενημερωμένα. Θα λαμβάνετε μηνιαίες αναφορές από την ομάδα σας και όταν χρειάζεστε ένα χέρι βοήθειας, μπορείτε να επικοινωνήσετε με έναν από τους λογιστές σας για να απαντήσετε στις ερωτήσεις σας.

Όταν προκύπτουν προβλήματα, το να μπορείς να λάβεις βοήθεια γρήγορα, είναι απαραίτητο για έναν ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης.

Η Ζωντανή Λογιστική σας επιτρέπει να εστιάζετε στη λειτουργία της επιχείρησής σας αντί να υποβάλετε λάθος κατηγορία ή να προετοιμάζετε αναφορές. Είναι επίσης ήσυχο να γνωρίζετε ότι το κάνετε σωστά την πρώτη φορά και δεν θα εμφανιστούν προβλήματα αργότερα που μπορούν να επηρεάσουν εσάς ή ακόμη χειρότερα, τους υπαλλήλους σας.

Δείτε πώς μπορείτε να τηρείτε τη Ζωντανή Λογιστική QuickBooks λειτουργεί μόλις εγγραφείτε.

Πρώτον, θα ταιριάξουν με μια ομάδα αφοσιωμένων λογιστών, υπό την ηγεσία ενός βασικού λογιστή. Η ομάδα σας θα σας καθοδηγήσει σε ένα προσαρμοσμένο σχέδιο για την κάλυψη των αναγκών σας στην τήρηση βιβλίων. Θα διασφαλίσουν επίσης ότι όλα έχουν ρυθμιστεί σωστά την πρώτη φορά και θα συμβιβάσουν τους λογαριασμούς σας καθ 'όλη τη διάρκεια του μήνα.

Στη συνέχεια, μπορείτε να συνεργαστείτε με τον κύριο λογιστή σας μέσω τηλεδιάσκεψης. Θα μπορείτε να προβάλλετε την κοινή χρήση οθόνης για να εργαστείτε στα βιβλία σας και να κάνετε ερωτήσεις σε πραγματικό χρόνο με τον λογιστή σας. Μεταξύ των ραντεβού, θα έχετε πρόσβαση στα μηνύματα κατά παραγγελία.

Στο τέλος του μήνα, ο λογιστής σας θα χειριστεί το κλείσιμο των βιβλίων σας και θα σας παράσχει προσαρμοσμένες αναφορές. Τα ακριβή βιβλία θα σας εξοικονομήσουν χρόνο και χρήματα από τη φορολογική περίοδο.

Η QuickBooks Live Bookkeeping ξεκινά από $ 200 το μήνα για επιχειρήσεις με λιγότερα από $ 25.000 σε μηνιαία έσοδα. Εάν η επιχείρησή σας φέρνει εισόδημα από 25.000 έως 150.000 δολάρια το μήνα, θα πληρώνετε 400 δολάρια το μήνα. Και αν τα μηνιαία έσοδά σας υπερβαίνουν τα 150.000 $, θα πληρώνετε 600 $ το μήνα για QuickBooks Live Bookkeeping.

QuickBooks Online μισθοδοσία

Η μισθοδοσία μπορεί να εκφοβίσει τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων. Quickbooks Online μισθοδοσία είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για να σας δώσει την εμπιστοσύνη να διαχειριστείτε τη μισθοδοσία σας σαν επαγγελματίας. Αλλά τώρα έχει ξεπεράσει μόνο τη μισθοδοσία. Το λογισμικό μισθοδοσίας τους παρέχει μια ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης εργαζομένων για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων.

Όλα τα σχέδιά τους είναι διαθέσιμα και στις 50 πολιτείες και περιλαμβάνουν απεριόριστες εργασίες μισθοδοσίας, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να προβάλετε και να εγκρίνετε τις ώρες των εργαζομένων ανά πάσα στιγμή. Κάθε σχέδιο περιλαμβάνει επίσης αυτοματοποιημένο υπολογισμό, κατάθεση και πληρωμή ομοσπονδιακών και κρατικών φόρων. Με QuickBooks Online μισθοδοσία, θα μπορείτε να εκτελείτε αναφορές μισθοδοσίας και οι υπάλληλοί σας θα έχουν πρόσβαση σε μια πύλη εργατικού δυναμικού.

Προσφέρουν τρεις βαθμίδες υπηρεσιών: Core, Premium και Elite.

• Core-Απευθύνεται σε μικρότερες ομάδες, περιλαμβάνει δυνατότητες για την κάλυψη απλών αναγκών μισθοδοσίας όπως οφέλη για την υγεία, υποστήριξη από ειδικούς και άμεση κατάθεση της επόμενης ημέρας.
• Premium-Εκτός από τις δυνατότητες της βασικής βαθμίδας, περιλαμβάνει άμεση κατάθεση αυθημερόν, διαχείριση αποζημίωσης εργαζομένων, υποστήριξη ανθρώπινου δυναμικού, παρακολούθηση χρόνου για κινητές συσκευές για τους εργαζόμενους. Και θα παρέχουν ακόμη και έναν ειδικό για να ελέγξει τη ρύθμιση της μισθοδοσίας σας για να αποφύγετε δαπανηρά λάθη.
• Elite - Αυτή η νέα βαθμίδα έχει τα πάντα στη βαθμίδα Core και Premium, αλλά προσθέτει μια προσαρμοσμένη ρύθμιση "λευκού γαντιού" της μισθοδοσίας σας. Επιπλέον, λαμβάνετε 24/7 υποστήριξη από ειδικούς, παρακολούθηση χρόνου των έργων και προστασία από φορολογικές κυρώσεις, οι οποίες θα παρέχουν έως και 25.000 δολάρια ετησίως εάν η IRS σας επιβάλει κυρώσεις. Η Elite μισθοδοσία παρέχει έναν προσωπικό σύμβουλο ανθρώπινου δυναμικού.

Με μια πρόσθετη λειτουργία όπως το TSheets, μπορείτε να διευκολύνετε εσάς και τους υπαλλήλους σας να διαχειρίζονται φύλλα ωρών από οπουδήποτε. Μπορούν να χρησιμοποιούν το τηλέφωνο, το tablet ή τον υπολογιστή τους για να εισέρχονται και να βγαίνουν. Περιλαμβάνει επίσης παρακολούθηση GPS, διαχείριση PTO και υπενθυμίσεις εισόδου για την ομάδα σας. Η προσθήκη TSheets στη βαθμίδα Premium είναι 8 $ ανά μήνα συν μια βασική χρέωση 20 $ κάθε μήνα. Η προσθήκη TSheets στο επίπεδο Elite θα κοστίζει 10 $ ανά μήνα και βασική αμοιβή 40 $ ανά μήνα.

Η συνδρομή Core QuickBooks Online Payroll είναι 22,50 $ ανά μήνα, συν 4 $ ανά υπάλληλο. Εάν θέλετε πρόσθετες λειτουργίες όπως υποστήριξη ανθρώπινου δυναμικού και κατάθεση αυθημερόν, θα πρέπει να πληρώσετε για το Premium, το οποίο κοστίζει 37 $ ανά μήνα συν 8 $ ανά υπάλληλο. Τέλος, εάν θέλετε επιπλέον πλεονεκτήματα όπως ρύθμιση λευκών γαντιών, προστασία από φορολογικές κυρώσεις και α προσωπικός σύμβουλος ανθρώπινου δυναμικού, μπορείτε να εγγραφείτε στη βαθμίδα Elite, η οποία κοστίζει 62,50 $ ανά μήνα συν 10 $ ανά υπάλληλος.

Καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, αυξάνεται και η διαχείριση όλων. Αξιοποίηση Quickbooks Online μισθοδοσία μπορεί να σας βοηθήσει να εκμεταλλευτείτε πλήρως την ανάπτυξή σας διατηρώντας παράλληλα την ομαλή λειτουργία της επιχείρησής σας και των εργαζομένων σας. Το λογισμικό σάς επιτρέπει να κρατάτε την ομάδα σας ευχαριστημένη, αλλά να εστιάζετε στη λειτουργία της επιχείρησής σας.

Η κατώτατη γραμμή

Η μισθοδοσία για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων μπορεί να φαίνεται τρομακτική στην αρχή. Αλλά με τα κατάλληλα εργαλεία, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ένα αξιόπιστο σύστημα μισθοδοσίας σε χρόνο μηδέν. Για περισσότερες ιδέες και συμβουλές για την οργάνωση των οικονομικών των μικρών επιχειρήσεων σας, φροντίστε να διαβάσετε το Βασικοί οικονομικοί πυλώνες της δημιουργίας μιας νεοσύστατης επιχείρησης.