So führen Sie die Gehaltsabrechnung für Ihr Kleinunternehmen durch [Der ultimative Leitfaden]

HIhr Unternehmen ist so weit gewachsen, dass es an der Zeit ist, Hilfe einzustellen? Das sind einerseits tolle Neuigkeiten. Andererseits erhöht die Gehaltsabrechnung für Kleinunternehmer die Führung Ihres Unternehmens um eine weitere Ebene der Komplexität.

Die meisten Kleinunternehmer haben keinen Hintergrund in den Bereichen Personalwesen, Buchhaltung oder Buchhaltung. Wie können Sie also ein Gehaltsabrechnungssystem einrichten, das dafür sorgt, dass Sie beim IRS auf der sicheren Seite bleiben, ohne zu viel Ihrer wertvollen Zeit zu verschwenden?

Wenn Sie W-2-Mitarbeiter haben, müssen Sie die Gehaltsabrechnung durchführen. Neben der Zahlung des Gehalts müssen Sie auch eine Arbeitsunfall- und Arbeitslosenversicherung abschließen. Sie sind außerdem für die Zahlung der Hälfte ihrer Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern verantwortlich. Sie müssen ihre Einkommenssteuereinbehalte berechnen und die Steuer- und Steuererklärungen rechtzeitig bei der Regierung einreichen. All dies können Sie entweder mit einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware oder einem Full-Service-Dienstleister für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erledigen.

Was ist Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Der Begriff „Gehaltsabrechnung“ kann viele Bedeutungen haben. Aber im weitesten Sinne ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Prozess, mit dem ein Unternehmen das Gehalt seiner Mitarbeiter berechnet und übersendet.

Das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem eines Unternehmens umfasst die Mechanismen, mit denen die Arbeits- und Freizeitstunden der Mitarbeiter sowie die Methode und der Zeitplan erfasst werden welche Zahlungen überwiesen werden und welche Tools zur Berechnung der Steuereinbehaltung eines Mitarbeiters und zur Übermittlung an das IRS durch den jeweiligen Mitarbeiter verwendet werden Fristen.

Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung

W-2-Mitarbeiter zu haben bedeutet, die Gehaltsabrechnung zu erledigen. Wenn Sie Mitarbeiter auf Stundenbasis haben, müssen diese ihre Stunden für jede Lohnperiode einreichen, und Sie sind dazu verpflichtet Bezahlen Sie sie nach dem von Ihnen zuvor festgelegten Zeitplan – normalerweise wöchentlich, zweiwöchentlich oder halbmonatlich.

Die Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet, den Bruttolohn des Arbeitnehmers zu ermitteln und dann Einkommen, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern einzubehalten.

Die einbehaltenen Steuern müssen dann nach einem festgelegten Zeitplan an die Regierung übermittelt werden. Für die meisten kleinen Unternehmen ist dies monatlich erforderlich. Bei großen Unternehmen kann dies jedoch bis zu wöchentlich erforderlich sein.

Außerdem sind vierteljährliche Berichte erforderlich. Sie müssen eine einreichen 941-Formular Jedes Quartal. Dieses Formular teilt der Bundesregierung mit, wie viel Lohn und Gehalt Sie gezahlt haben und wie viel Einkommenssteuer Sie einbehalten und eingereicht haben. Außerdem sind staatliche Einreichungen erforderlich. Erkundigen Sie sich daher noch einmal bei Ihrem Bundesstaat nach deren Formularen und Daten.

Sie müssen außerdem Jahresberichte senden. Sie müssen W-2-Anträge für Ihre Mitarbeiter und die Regierung bearbeiten. Sie müssen außerdem eine einsenden 940-Formular an die Bundesregierung für Bundesarbeitslosensteuern – und je nach Höhe Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung im Laufe des Jahres müssen Sie dies möglicherweise häufiger tun.

Wie hoch sind die Personalkosten?

Die Kosten für die Beschäftigung von Mitarbeitern sind mehr als nur ihr Lohn. Es fallen zusätzliche Kosten wie zusätzliche Steuern, Versicherungen und ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsservice an.

Steuern

Wenn Sie jemanden einstellen, der für Sie arbeitet, werden 15,3 % seines Lohns als Lohnsteuer abgeführt. Davon entfallen 12,4 % auf die Sozialversicherung und 2,9 % auf Medicare.

Die Auftragnehmer zahlen diesen gesamten Betrag selbst. Allerdings zahlen Arbeitnehmer nur die Hälfte selbst und ihr Arbeitgeber muss die andere Hälfte bezahlen. Wenn Sie also Ihren Mitarbeitern den Lohn zahlen, sind Ihre Kosten tatsächlich um 7,65 % höher.

Wenn Ihr Mitarbeiter beispielsweise 1.000 US-Dollar pro Woche verdient. Ihre tatsächlichen Kosten betragen 1.076,50 $ pro Woche.

Versicherung

Sie müssen sowohl eine Arbeitslosenversicherung als auch eine Arbeiterunfallversicherung abschließen.

Die Arbeitslosenversicherung wird an den Staat gezahlt und bietet entlassenen Arbeitnehmern Leistungen. Ihre Tarife richten sich nach Ihrem Risikoniveau. Wenn Sie in einer Branche arbeiten, in der es häufig zu Entlassungen kommt, beispielsweise im Landschaftsbau oder in anderen saisonalen Branchen, sind Ihre Tarife höher als in einer Branche, in der es normalerweise nicht zu hohen Entlassungen kommt. Ihre Tarife werden auch davon bestimmt, wie viel Lohn Sie zahlen. Je mehr Lohn und Gehalt Sie haben, desto höher sind Ihre Kosten.

Sie können Ihre persönlichen Tarife so niedrig wie möglich halten, indem Sie Entlassungen vermeiden und unrechtmäßige Ansprüche bekämpfen. Manchmal versuchen verärgerte Mitarbeiter, nach ihrer Entlassung Arbeitslosigkeit zu beantragen. Erlaube das nicht. Jeder, der erfolgreich Klage gegen Ihr Unternehmen einreicht, erhöht Ihre Tarife. Wenn sie keinen Anspruch auf Leistungen haben, tun Sie Ihr Bestes, um sie von Ihrer Police fernzuhalten.

Die Arbeiterunfallversicherung wird an eine Versicherungsgesellschaft (oder manchmal auch an den Staat) gezahlt und deckt Arbeitnehmer ab, wenn sie bei der Arbeit verletzt werden. Auch hier richten sich Ihre Tarife nach Ihrem Risikoniveau. Je gefährlicher Ihre Branche, desto höher sind Ihre Tarife. Und genau wie bei der Arbeitslosenversicherung richten sich auch hier Ihre persönlichen Tarife nach der Höhe Ihres Lohns und Gehalts.

Sie können Ihre Tarife niedrig halten, indem Sie die für Ihre Art von Arbeit erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen durchsetzen. Natürlich möchten Sie auf keinen Fall, dass Ihre Mitarbeiter verletzt werden. Aber die Senkung der Vergütungssätze Ihrer Mitarbeiter ist ein zusätzlicher Vorteil.

Ihr Mitarbeiter trägt keine dieser Kosten. Arbeitslosengeld und Arbeitnehmerentschädigung werden zu 100 % vom Arbeitgeber bezahlt.

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Lohn- und Gehaltsabrechnungsservice

Es gibt viele Berechnungen, die in die Lohn- und Gehaltsabrechnung einfließen. Es geht nicht einfach um Stundensatz mal geleistete Arbeitsstunden. Aus diesem Grund benötigen Sie eine Art Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister, der diese Berechnung durchführt. Der Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienst berechnet nicht nur den Einkommensteuerabzug des Arbeitnehmers, sondern auch Berechnen Sie ihre (und Ihre) Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern sowie die Arbeitslosenversicherung Kosten.

Wenn Ihre Arbeitnehmerentschädigungsrichtlinie beim Staat liegt, wird diese ebenfalls berechnet. Wenn Ihre Arbeitnehmerentschädigungspolice bei einem privaten Unternehmen abgeschlossen ist, werden Sie wahrscheinlich direkt mit diesem verhandeln und diese Kosten werden nicht über Ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsservice berechnet.

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Wie richte ich die Gehaltsabrechnung zum ersten Mal ein?

Es gibt einige Dokumente, die Sie sammeln müssen, bevor Sie Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem in Betrieb nehmen können. Sie müssen auch Ihre Richtlinien zur Datenaufbewahrung und Ihre Zahlungshäufigkeit durchdenken.

Welche Lohnunterlagen benötige ich?

Die Einrichtung einer Gehaltsabrechnung für Kleinunternehmer erfordert, dass diese dies tun Beantragen Sie beim IRS eine Employer Identification Number (EIN).. Der Erhalt einer EIN ist kostenlos und sollte nicht länger als 5 Minuten dauern. In einigen Staaten müssen Sie möglicherweise auch eine staatliche EIN beantragen.

Wenn Sie eine LLC oder Corporation haben, haben Sie bereits eine EIN.

Wenn es um Ihre Mitarbeiter geht, muss jeder von ihnen dies tun Füllen Sie ein W-4 aus. Dies ist wichtig, da es Ihnen sagt, wie viel Steuern Sie im Namen Ihres Mitarbeiters von jedem Gehaltsscheck einbehalten sollten. Das muss auch jeder Mitarbeiter tun Füllen Sie ein I-9-Formular aus um ihre Identität zu überprüfen.

Sie benötigen außerdem mindestens die Tarife Ihrer Arbeitslosenversicherung und möglicherweise die Vergütungssätze Ihres Arbeitnehmers.

Schließlich müssen Sie ein System erstellen, um die Stunden Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen. Technisch gesehen könnte dies so einfach sein wie ein Anmeldeformular. Ein Zeitkartensystem ist bei vielen kleinen Unternehmen beliebt. Wenn Sie jedoch über Remote-Mitarbeiter verfügen, funktioniert möglicherweise ein computer- oder telefonbasiertes Tracking-System am besten.

Wie sollte meine Richtlinie zur Aufbewahrung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsunterlagen aussehen?

Der Fair Labor Standards Act (FLSA) schreibt vor, dass Arbeitgeber mehrere lohnbezogene Dokumente mindestens drei Jahre lang aufbewahren müssen. Diese Dokumente sind:

• Vollständiger Name und Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
• Adresse (einschließlich Postleitzahl)
• Geburtsdatum (falls jünger als 19 Jahre)
• Geschlecht und Beruf
• Beschäftigungsdaten
• Uhrzeit und Wochentag, an dem die Arbeitswoche des Mitarbeiters beginnt
• Arbeitsstunden jeden Tag
• Gesamtarbeitsstunden pro Arbeitswoche
• Grundlage, auf der der Lohn des Arbeitnehmers gezahlt wird
• Regelmäßiger Stundenlohn
• Gesamter direkter Tages- oder Wochenverdienst
• Gesamtüberstundenverdienst für die Arbeitswoche
• Alle Zuschläge oder Abzüge vom Lohn des Arbeitnehmers
• Gesamtlohn, der pro Lohnperiode gezahlt wird
• Datum der Zahlung und der von der Zahlung abgedeckte Zahlungszeitraum

Weitere Informationen zu den Aufbewahrungspflichten für Datensätze finden Sie unter Schauen Sie sich dieses Informationsblatt des Arbeitsministeriums an.

Welche Abrechnungshäufigkeit sollte ich wählen?

Wie oft werden Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen? Wenn Sie sie wöchentlich bezahlen, stellen Sie sicher, dass Sie keine Compliance-Probleme haben, aber es ist auch am arbeitsintensivsten. Wenn Sie seltener als jede Woche zahlen möchten, wenden Sie sich an das Arbeitsministerium Ihres Staates, um die Mindestzahlungshäufigkeit Ihres Staates zu erfahren.

Wenn Sie halbmonatliche oder zweiwöchentliche Zahlungspläne wählen können, bereitet Ihnen beide Option weniger Kopfschmerzen als eine wöchentliche Zahlungshäufigkeit. Sie haben jedoch jeweils einige Vor- und Nachteile, die im Folgenden erläutert werden.

Wöchentlich

Mit einem wöchentlichen Gehaltsabrechnungsplan werden Ihre Mitarbeiter jede Woche am selben Tag bezahlt. Ein typischer Zeitplan sieht folgendermaßen aus: Sie geben am Ende des Tages am Freitag ihre Stunden für die in dieser Woche geleisteten Arbeitsstunden ein. Dann haben Sie ein paar Tage Zeit, die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten, und sie erhalten ihren Scheck am darauffolgenden Freitag.

Dieser Zahlungsplan ist typisch für Geringverdiener.

Der Vorteil dieses Plans besteht darin, dass die Mitarbeiter häufiger bezahlt werden. Dies kann ihnen die Verwaltung ihres Cashflows erleichtern.

Der Nachteil ist, dass Sie jede Woche die Gehaltsabrechnung bearbeiten müssen, egal was passiert. Auch wenn Sie im Urlaub sind oder krank sind, tragen Sie diese Verantwortung, sonst erhalten Ihre Mitarbeiter keinen Lohn.

Halb-monatlich

Bei einem halbmonatlichen Gehaltsplan zahlen Sie Ihre Mitarbeiter an den gleichen zwei Kalendertagen jedes Monats – zum Beispiel am 1. und 15. Bei der Gehaltsabrechnung von Kleinunternehmern kann ein halbmonatlicher Zeitplan die Planung Ihrer anderen Ausgaben rund um Ihre Gehaltsabrechnungstermine erleichtern.

Dieser Zeitplan eignet sich am besten für Mitarbeiter, die ein Gehalt und nicht eine Stundenzahlung erhalten.

Eine halbmonatliche Gehaltsabrechnung hat jedoch auch Nachteile. Das erste Problem besteht darin, dass die Gehaltsschecks nicht genau gleich sind. Die Anzahl der im ersten Lohnzeitraum geleisteten Arbeitstage und -stunden kann geringfügig höher oder niedriger sein als im zweiten.

Der zweite Nachteil eines halbmonatlichen Zeitplans besteht darin, dass der Zahltag jeden Monat auf einen anderen Wochentag fällt. Ein Zahltag könnte Dienstag, der nächste Freitag und der nächste Montag sein. Dies kann es für den Arbeitgeber schwierig machen, einen einheitlichen Zeitpunkt für die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung festzulegen. Und wenn der Zahltag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, kann es auf Arbeitnehmerseite zu Zahlungsverzögerungen kommen.

Zweiwöchentlich

Bei einer zweiwöchentlichen Gehaltsabrechnung werden die Mitarbeiter einfach alle zwei Wochen bezahlt. Für den Arbeitgeber erleichtert dies die Einrichtung wiederkehrender Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse. Und der Mitarbeiter kann sich darauf verlassen, dass er jeden zweiten Donnerstag, Freitag oder an jedem von Ihnen festgelegten Tag einen Gehaltsscheck auf seinem Bankkonto erhält.

Der einzige Nachteil der zweiwöchentlichen Gehaltsabrechnung besteht darin, dass Sie in manchen Monaten drei statt zwei Zahlungen an Ihre Mitarbeiter leisten müssen. Und aus buchhalterischer Sicht führt dies dazu, dass Ihre Lohnkosten in diesem Monat höher sind als in anderen.

Unterschied zwischen Angestellten und Vertragsarbeitern

Da es sich um die Gehaltsabrechnung für Kleinunternehmer handelt, ist es wichtig zu überlegen, ob Sie überhaupt eine Gehaltsabrechnung einrichten müssen oder nicht. Wenn Sie nur mit freiberuflichen Auftragnehmern zusammenarbeiten, dann tun Sie das nicht. Woher wissen Sie, ob es sich bei den Personen, die für Sie arbeiten, um Angestellte oder Auftragnehmer handelt? Nach Angaben des IRS kommt es vor allem auf den Grad der Unabhängigkeit des Arbeitnehmers an.

Legt der Arbeiter seine eigenen Arbeitszeiten fest und stellt er seine eigenen Werkzeuge und Materialien zur Verfügung? In diesem Fall können sie als unabhängige Auftragnehmer betrachtet werden. Außerdem sind unabhängige Auftragnehmer tendenziell eher projektorientiert. Wenn Sie jeden Tag jemanden eine Vielzahl von Aufgaben für Sie erledigen lassen, besteht eine gute Chance, dass das IRS ihn als Mitarbeiter betrachtet.

Um mehr über die Faktoren zu erfahren, die den Status eines W-4-Mitarbeiters oder W-9-Auftragnehmers bestimmen, Lesen Sie die IRS-Richtlinien.

Haben Sie W-4-Mitarbeiter?

Wenn ja, lesen Sie diesen Leitfaden zur Gehaltsabrechnung für Kleinunternehmer weiter. Du Wille Sie müssen ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem einrichten und sicherstellen, dass alle IRS-Richtlinien zur Lohnhäufigkeit, zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen und zum Steuereinbehalt eingehalten werden.

Haben Sie W-9-Vertragsarbeiter?

Sie müssen keine Gehaltsabrechnung durchführen, wenn Sie nur W-9-Vertragsarbeiter haben. Stattdessen zahlen Sie sie mit den Mitteln und in der Häufigkeit, die Sie beide vereinbaren. Und Sie müssen sich keine Sorgen um die Quellensteuer machen. Sie benötigen jedoch, dass der Auftragnehmer sein W-9 ausfüllt. Und wenn Sie einem Auftragnehmer im Laufe des Jahres mehr als 600 US-Dollar zahlen, müssen Sie ihm am Ende des Jahres ein 1099-MISC zusenden.

Wie soll ich mit meiner Gehaltsabrechnung für Kleinunternehmen umgehen?

Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, die Gehaltsabrechnung Ihres Kleinunternehmens abzuwickeln: eine Dienstleistung oder eine Software. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Diensten besteht darin, dass ein Dienst die Steuern überweist und die Formulare im richtigen Zeitplan an die Regierung übermittelt.

Hier sind die Vor- und Nachteile jedes einzelnen.

Sollte ich die Gehaltsabrechnung mit einem Dienstleister durchführen?

Obwohl dies die teurere der beiden Optionen ist, besteht das Tolle an dieser Option darin, dass Ihre Probleme mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf Null sinken. Sie geben Mitarbeiterinformationen wie Löhne und W-4-Informationen sowie einen Gehaltsplan an, und der Dienstleister übernimmt die Daten von dort.

Sie müssen den Dienst weiterhin in jeder Lohnperiode aufrufen und die Lohn- und Gehaltsabrechnung „verarbeiten“. Dies erfordert jedoch häufig nur wenige Klicks und sollte nicht länger als ein paar Minuten dauern. Bei Stundenlohnmitarbeitern müssen Sie ihre Stunden für jede Lohnperiode eingeben.

Von dort aus stellt der Dienstleister sicher, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnungen pünktlich bearbeitet werden und alle Steuererklärungen und -berichte zeitgerecht versendet werden. Sie kümmern sich auch um eventuell auftretende IRS-Probleme.

Sie verfügen häufig über Systeme, um den Überblick über Dinge wie Zeiterfassung, Ansammlung und Verwendung von Urlaubszeit, 401(k)-Beiträge und mehr zu behalten.

Wenn Sie 10 oder mehr Mitarbeiter haben, könnte die Beauftragung eines Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstes ein guter Schritt sein. Wenn Sie jedoch ein kleineres Unternehmen haben, kann ein Full-Service-Dienstleister für die Lohn- und Gehaltsabrechnung etwas mehr sein, als Sie benötigen.

Sollte ich die Gehaltsabrechnung mit Software durchführen?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware für Sie. Es berechnet die korrekten Einbehalte vom Scheck jedes Mitarbeiters und verfolgt, wie viel Sie der Regierung schulden. Sie sind dafür verantwortlich, die Steuereinbehalte tatsächlich einzureichen und die korrekten Formulare rechtzeitig einzureichen.

Wenn Sie eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware verwenden, müssen Sie Ihre eigenen Schecks ausstellen. Oder mit einigen Anbietern von Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware wie z Quadratische Gehaltsabrechnung, Sie können sogar eine Direkteinzahlung einrichten.

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Welche Optionen gibt es für die Gehaltsabrechnungssoftware für kleine Unternehmen?

Unabhängig davon, ob Sie bereits eine Gehaltsabrechnung durchgeführt haben oder nicht, möchten Sie eine Software auswählen, die über die Tools und Ressourcen verfügt, mit denen Sie Ihr Team zuverlässig bezahlen können und die Ihnen das Leben als Kleinunternehmer einfacher macht!

Eine schnelle Google-Suche führt zu Dutzenden leistungsfähiger Unternehmen für Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware. Zu den beliebten Optionen gehören Square, QuickBooks, Gusto, Wave Payroll, SurePayroll und Patriot Software Payroll.

Jedes hat seine eigenen Funktionen, aber nur Quadrat ermöglicht Ihnen den Einstieg für 5 $, wenn Sie nur ein paar Auftragnehmer haben. Square ist außerdem die einzige Software, die ein vollständiges Ökosystem an Tools bietet, die Sie bei der Verwaltung Ihres Unternehmens unterstützen.

Und wenn Sie Square bereits für Ihre Zahlungsabwicklung nutzen, können Sie die Vorteile ganz einfach nutzen ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsservice.

Das Fazit

Die Gehaltsabrechnung für Kleinunternehmer mag auf den ersten Blick beängstigend erscheinen. Aber mit den richtigen Tools können Sie im Handumdrehen ein zuverlässiges Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem einrichten und in Betrieb nehmen. Weitere Ideen und Tipps zur Organisation der Finanzen Ihres Kleinunternehmens finden Sie im Wichtige finanzielle Säulen beim Aufbau eines Start-ups.