Kan en administrerende direktør arbejde 8 timer om ugen? Ja, og her er hvordan jeg gjorde det ...
Du sætter dig ved dit skrivebord klar til at ødelægge din hverdag. Du brygger en gryde kaffe, bryder din kalender ud og dykker ned i din vigtigste opgave. Og så sker det. Telefonen ringer, eller en kollega stopper forbi og siger "hej". Måske svinger din chef forbi for at spørge om disse TPS -rapporter.
Uanset hvilken form for afbrydelse du står over for, er det irriterende. Og hvis du arbejder på et kontor, ved du præcis, hvad jeg taler om. Hvis du sidder bag det skrivebord og "klokker ind", synes alle, at det er helt i orden at engagere dig.
Desværre kan disse tilfældige engagementer absolut dræbe din produktivitet. Ikke alene kan de slå dig fra opgaven, men de kan forbruge din mentale energi for dagen. Selvom jeg ikke lagde mærke til, hvor meget tid jeg tabte, før jeg fik børn, bemærker jeg det meget mere nu, hvor jeg har fire. Og ja, det at være forælder har stærkt begrænset min evne til at udholde småsnak og tankeløst babling. Forældre, I ved hvad jeg taler om.
Tyve minutter på en gang taler om aftenens kamp. En kollega, der klager over ting på arbejdspladsen. En afslappet frokostinvitation, der bliver til en to-timers affære mod din vilje. Dette er den slags ting, der kan spilde din produktivitet og reducere dit potentiale.
Oprettelse af plads og smedning af en ny vej
Efter et par år med at have udholdt disse spildte øjeblikke og muligheder, var jeg overbevist om, at noget var nødvendigt at ændre. Jeg ville mere ud af kontoret, men at udføre næsten samme mængde arbejde. Endnu vigtigere var, at jeg ville stoppe med at spilde så meget tid, når jeg kunne være hjemme med min familie eller være ude og nyde livet.
Først troede jeg, at det ville være en umulig opgave at forlade kontoret oftere. Jeg mener, hvordan kunne afgang oftere, men alligevel stadig opnå det samme arbejdsniveau?
Nok var jeg administrerende direktør i mit eget formuesforvaltningsfirma, men det betyder ikke, at jeg kunne komme og gå, som jeg ville. Hvis jeg ikke var på kontoret, hvad ville mine kunder synes? Var mit team overhovedet i stand til at køre alt i mit fravær? Hvad hvis noget gik galt?
Det tog mig et stykke tid at indse, at jeg var forbrugt med begrænsende overbevisninger. Heldigvis et par fantastiske iværksættere og tankeledere, der fik mig til at indse fejlen på mine måder.
Først læste jeg Tim Ferris ’bog 4-timers arbejdsuge og indså, hvad der var muligt. Ved hjælp af strategierne i hans bog kunne jeg reducere min tid på kontoret betydeligt, ikke?
For det andet sluttede jeg mig til et coachingprogram ved navn Strategisk coach. Under dette program introducerede de mig til begrebet "at skabe rum".
En øvelse, vi skulle lave, var at opregne, hvor mange gratis dage vi havde taget det sidste år. Hvorfor? Fordi de sagde, at vi skulle lære at “skabe rum” i vores liv. Og for at skabe det rum, måtte vi give os selv en pause og lidt fri.
Over tid tillod den mentale øvelse at "skabe rum" mig at finde ud af, hvad der var vigtigt i mit liv og derefter outsource resten.
For det tredje begyndte jeg at lytte til produktivitetsgenier som Michael Hyatt. Meget produktive iværksættere er ikke født på den måde, siger Hyatt. De lærer at blive ultra-produktive ved at mestre deres miljøer.
Ifølge Hyatt er konstante afbrydelser og distraktioner den største hindring for iværksættere, når de tjekker deres huskelister og arbejder hen imod deres mål.
Bare at lytte til eksperter som disse lærte mig at "skabe plads" og i et vist omfang gå væk fra min situation. Derfra tog jeg ud på en vej for at begrænse distraktioner og opbygge en bedre hverdag.
Over tid bragte jeg min kontortid fra 40 timer/uge til 8 timer, og uden indflydelse på produktiviteten og endnu større indtjening over tid.
Hvordan gjorde jeg det? Her er detaljerne:
#1: Jeg ansatte strategisk.
Selvom jeg allerede havde en direktør for kunderelationer i personalet, tilføjede jeg også en associeret rådgiver. Denne professionelles opgave var at "være mig", da jeg ikke var der - give ekspertrådgivning til vores kunder og levere den service, de fortjener.
Det er her, jeg føler, at mange små virksomhedsejere fejler. Bange for ingen nogensinde kunne stå i deres sko, de nægter at outsource deres vigtigste arbejde. Men hvis du vil reducere dine timer, er dette trin afgørende.
Det tog et stykke tid at få alt sat op. I en måned måtte jeg arbejde 60 timer uger for at lære ham alt, hvad han havde brug for at vide. Men når først det hårde arbejde var udført, havde jeg en betroet og poleret modstykke at støtte mig til.
#2: Vi begyndte at dokumentere vores processer.
Til sidst lærte jeg, at jeg kunne gøre mit liv lettere ved at strømline processer, jeg lavede igen og igen. Et værktøj, jeg faldt over, Sød proces, hjælper dig med at oprette processer for alt i din virksomhed.
Ved hjælp af dette værktøj begyndte vi at oprette processer til opgaver på højere niveau, såsom at åbne nye konti. Derfra skabte vi processer til at foretage bankindskud og behandle klientbidrag. Når vi fik alle opgaver på højere niveau kvadreret væk, skabte vi endda systemer til at overtage de små opgaver i vores hverdag.
Oprettelse af alle processerne kræver noget forudgående arbejde, men når processen er udført, og personen er uddannet, behøver du aldrig at gøre det igen. Endnu bedre, hvis du nogensinde skal ansætte en ny eller erstatte den person, kan dine dokumenterede processer tjene som en træningsmanual.
#3: Jeg "skabte plads" og planlagt tid væk.
Når jeg havde ansat flere mennesker og oprettet processer, var jeg nødt til at planlægge tid væk for at se, om min nye strategi kunne fungere. Så det var præcis det, jeg gjorde - selvom jeg måtte tvinge mig selv. Først ville jeg bruge tid på at hænge ud på en kaffebar eller arbejde hjemmefra. På denne måde kunne jeg teste min medarbejders evner uden at gå helt væk.
Da jeg følte mig mere tryg, begyndte jeg at tage fri om tirsdagen. Derefter begyndte jeg at tilføje flere “fridage” til min kalender hver uge. Til sidst var jeg nede på kun 8 timer på kontoret hver uge, men alligevel kørte alt stadig glat. Og ja, det føltes fantastisk!
#4: Vi forbedrede kommunikationen.
Inden jeg reducerede mine timer, var de primære kommunikationskilder på vores kontor e -mail, tekst og google chat. Dette fungerede fint et stykke tid, men vi indså til sidst, at vi tabte samtaler og detaljer på denne måde.
Så faldt vi over et program kaldet Slap. Slack gav os mulighed for at oprette kanaler, der var specifikke for visse behov for vores finansielle rådgivningsfirma, og derefter oprette løbende samtaler, vi kunne søge igennem efter tidligere detaljer. Hvor vi engang mistede vigtige oplysninger og samtaler hele tiden, lagrede Slack al vores korrespondance ét sted.
#5: Vi gennemgik handlinger og ledte efter måder at forbedre dem på.
Ligesom i militæret skabte jeg en proces til ugentlige anmeldelser på mit kontor. Vi gennemgik ikke hinandens arbejde i sig selv, men i stedet hvordan ugen generelt gik. Hvordan var vores kommunikation? Blev alt gjort? Er der faldet noget gennem revnerne?
Ved at fremhæve huller i vores kommunikation og planlægning kunne vi finde måder at forbedre os på. Og det var præcis det, vi gjorde. Over tid forbedrede vi alt fra vores daglige kommunikation til resultater for vores kunder.
Endelige tanker
Hvor jeg engang følte, at jeg aldrig kunne træde væk fra kontoret, arbejder jeg nu kun omkring 8 timer hver uge. Og som det sidste søm i kisten og beviset på, at alt hvad jeg skitserede her virker, har vi også drastisk forbedret vores rentabilitet. Faktisk er Alliance Wealth Management (mit firma) i gang med at øge omsætningen med 31% i år.
Med mere tid på hænderne kan jeg nu blive en bedre far og mand. Derudover skabte jeg plads og tid til at gøre noget, jeg altid har ønsket at gøre - det vil sige at skabe et kursus rettet mod finansielle rådgivere, der ønsker at blive en kraft at regne med i online plads.
Og ved du hvad mere? Mit kursus, Online Advisor Growth Formula, er på vej til at tilføje $ 100.000 i omsætning til min virksomhed i år. Denne kendsgerning understreger tanken om, at flere arbejdstimer ikke altid betyder større resultater - og nogle gange er mindre mere.
Intet af dette kunne være sket, hvis jeg aldrig var trådt væk - og hvis jeg aldrig havde lyttet til de kyndige produktivitetseksperter, der smed denne vej for mig.
Hvis du er træt af at arbejde mere for at opnå mindre, skal du lytte til de eksperter, der studerer produktivitet, som om det er deres job (fordi det er). Du føler dig måske "fast" ved at arbejde for mange timer nu, men et par små ændringer kan gøre en verden til forskel.