Sådan organiseres en konference: Planlægning af FinCon

Hvis du er en tilhænger af mit twitter -feed, har du uden tvivl set mine seneste referencer til #FINCON11 og Financial Blogger Conference. Jeg tænkte, at jeg ville tage et øjeblik her for at forklare mit nye venture.

Selve konferencen var en blast; en stor oplevelse. Det meste foregik uden problemer, og de fleste af de 250+ deltagere har givet det positive anmeldelser. For at læse mere om, hvordan konferencen forløb, skal du tjekke nogle af opsummeringerne:

• A Meeting of Minds: Financial Blogger Conference
• Financial Blogger Conference 2011: Møde PF Blogger World (indeholder links til 30+ flere opsummeringer)

Konferencen blev også dækket af Marketplace Money -podcasten.

I stedet for at lave en ny opsummering, tænkte jeg, at jeg ville give nogle oplysninger om, hvordan konferencen blev udtænkt og planlagt - et bag kulisserne, hvis du vil.

Et ord om vores fællesskab

Selvom jeg forsøger at holde denne blog centreret omkring dig, læseren, ville min blog sandsynligvis ikke have gjort det så godt, som den har gjort, hvis det var ikke for de andre bloggere i mit samfund, der har støttet og opmuntret min bloggingindsats i løbet af de sidste 4 flere år. Vi kommenterer hinandens blogs, vi deltager i fora, hvor vi taler om blogging og forretning, vi oprette netværk (som Money Life Network, jeg var medlem af), og vi e -mailer frem og tilbage om forskellige ting.

Pokker, grunden til at jeg kom i gang med at blogge om økonomi, er fordi jeg var afhængig af at læse andre blogs, primært Forbrugerisme Kommentar. Jeg regnede med, at hvis jeg skulle være besat af at indtage disse oplysninger, så skulle jeg i det mindste begynde at producere lidt af det alene.

Det, jeg prøver at sige her, er, at der er et rigtigt onlinefællesskab af mennesker, der blogger om deres penge. Dette er en selvbetjenende kommentar, men jeg synes, der er noget særligt ved en person, der vælger at dele deres økonomiske historie online. Det er os, der skriver om de ting, som ingen naturligt ønsker at åbne op om. Denne åbenhed har virkelig en måde at forbinde os alle på. Det er også grunden til, at nogle af mine ansigt til ansigt-forbindelser med disse bloggere har været så stærke. Denne forbindelse er det, der til sidst fik mig til at ville starte en konference.

Sådan fødes en konference

Tilbage i april 2008 deltog jeg WordCamp Dallas, peer -konferencen bygget op omkring WordPress -udvikleren og blogging -fællesskabet i mit område. Det var en vidunderlig oplevelse. Charles Stricklin (der plejede at køre WordPress Podcast før Joost de Valk) og John P. (en medblogger og lokal iværksætter) gjorde et fremragende stykke arbejde med at tage dette på. Det var nørdet, sjovt, og jeg forlod med mange forbindelser og takeaways. Det var faktisk første gang, jeg tænkte på at mødes med andre bloggere i min niche.

Denne begivenhed inspirerede mig til at skabe personlig økonomi bloggere kort. Jeg så det som et værktøj til at lette lokale møder. Bloggere kunne tjekke kortet og finde andre bloggere i nærheden, der måske vil mødes og tale butik eller økonomi.

Jeg kan godt lide at tro, at mit kort førte til nogle "offline" forbindelser, men jeg ved, at der fandt sted møder længe før jeg kom. DC -områdets bloggere har holdt et møde i et stykke tid, og Bay Area -bloggerne har haft masser af sammenkomster.

Min første "offline" forbindelse skete først i august 2009, da en lokal blogger, Jason fra One Money Design, faldt over mit kort og besluttede at række ud. Vi mødtes til en øl på en lokal pub og havde en øjeblikkelig forbindelse. Det var godt. Jeg betragter nu Jason som en god ven.

Min næste store “virkelige verden” -forbindelse var på en anden konference: Affiliate Summit West 2010. Det var her, jeg fik møde DR fra Dejrulle, Ryan fra Kontant penge livog David fra MoneyNing. Dette var en livsændrende oplevelse. Alle tre af disse bloggere havde lært at effektivt bruge deres blogging -bestræbelser på at generere nok indkomst til at sige deres job op. Dette var noget, jeg havde kæmpet for at gøre på egen hånd. Samtalerne på denne konference var det, der til sidst fik mig til at være i stand til at slå ud på egen hånd, få forbindelse til min konsulent Michael og lave denne blogging på fuld tid. Du kan læse resten af ​​historien her: selvstændig virksomhed-et år senere.

Andre kritiske møder, jeg har haft undervejs: møde Baker af Mand vs gæld efter SXSW 2010 og møde Glen fra Fri fra brud på Affiliate Summit East 2010.

Alle disse møder førte til 2 konklusioner:

1. Finansielle bloggere er "mit folk", og det er sjovt at være omkring dem.
2. Min virksomhed forbedres for hvert møde.

Forestil dig den sjov, jeg kunne have, og de forbedringer, jeg kunne lave, hvis jeg fik * alle * sammen?

Godt, sådan ankom jeg til det sted, hvor jeg virkelig ville få denne konference til at ske. Men jeg havde stadig ikke tilladelse til at gøre det. Jeg havde brug for nogen til at fortælle mig, at det var okay at gøre det. I januar 2011 læste jeg op om, hvilke konferencer der skete i 2011, og jeg faldt over dette indlæg: Er 2011 året for nicheblogkonferencer? Det var det! På en eller anden måde gav det indlæg mig helt grønt lys til at gøre dette!

Fra Meetup til Full-Blown Conference

Efter at have sagt "ja" til mig selv, besluttede jeg at afvise ideen fra nogle online venner. Svarene var alle positive og de fleste var enige om at komme, hvis jeg havde det. Jeg besluttede, at Chicago var det bedste sted at have det, fordi det var i midten af ​​landet, og jeg vidste det 10 til 15 bloggere, der boede inden for køreafstand, der ville komme (tak fyre... I ved, hvem I er er). De første fremskrivninger var, at vi ville have omkring 10 mennesker til at flyve ind, hvilket giver os i alt 25 bloggere der. Måske kunne vi strække dette til 40 eller 50, hvis vi var heldige.

Min første vision var en weekend i Chicago, hvor vi alle spiser middag sammen og derefter den næste dag leder nogle få af os meget afslappet sessioner om vores respektive ekspertiseområder.

Mit næste trin var at få Pete fra Bibelske penge betyder noget og Logoer til websteder at designe et legitimeret logo for at give konferenceidéen et professionelt look. Pete skuffede ikke. Jeg slog logoet på webstedet og Facebook side, oprettede en e -mail -liste i min Aweber -konto og gjorde mig klar til at starte ideen blødt.

Jeg var nervøs. Jeg var ved at stikke hovedet derude med en stor idé, og jeg var lidt bange for, at det ikke ville blive taget godt imod. Hvem skulle jeg holde på denne konference? Jeg er på ingen måde den ældste, største eller klareste finansielle blogger.

Efter en weekend med bekymring over det, besluttede jeg mig bare for at gøre det. Den 24. februar fortalte jeg medlemmer af et online forum, som jeg deltager i om konferencen. Ved midnat den nat havde 35 mennesker tilmeldt sig konferencens e -mail -liste. I slutningen af ​​den næste dag havde vi i alt 50. I slutningen af ​​ugen havde vi over 100 mennesker på e -mail -listen! Denne ting sprængte! Det, jeg hurtigt indså, var, hvor parat dette samfund var til denne ting.

De næste par måneder var meget sjove. Energi til konferencen forblev stabil, da vi valgte en dato og åbnede for registrering på Eventbrite.com. Da jeg så folk faktisk lægge deres penge der, hvor deres e -mail -adresse var, begyndte jeg at trække vejret lettere for, at dette ville ske. Jeg ønskede at holde konferencen overkommelig og også at belønne de tidlige vedtagere. Derfor modtog dem på e -mail -listen en rabatkupon, og early bird -priser blev sat til en meget rimelig $ 89.

Set i bakspejlet gjorde vi ikke et stort stykke arbejde med at vælge en dato. Jeg valgte at gøre denne del open-source (dem på e-mail-listen hjalp med at vælge datoen), og jeg troede, at vi havde valgt en god dato, indtil vi indså:

1. det var ikke ideelt for dem, der beskæftiger sig med et regnskab, der lukker hvert kvartal
2. det var ikke ideelt for dem, der fejrer Rosh Hashanah
3. hoteller i centrum af Chicago var for det meste booket op af medlemmer af en butikskonference.

Lektion lært. I 2012 vil jeg være mere opmærksom på arbejde og religiøse kalendere samt rådføre mig med den lokale turistorganisation om konflikter.

Det har vist sig at være en vanskelig opgave at vælge et hotel. Ikke kun på grund af Downtown -konflikten nævnt ovenfor, men fordi jeg ønskede at holde prisen overkommelig. Jeg havde hjælp fra søgefirmaet HelmsBriscoe (specifikt Carolyn Coughlin), som meget tålmodigt hjalp mig med at finde det bedste sted for os. Jeg havde oprindeligt forestillet mig Downtown Chicago, men det virkede bare ikke, selv efter folkene kl Morgen stjerne gav generøst deres smukke anlæg op.

Vi besluttede til sidst Chicago Marriott Schaumburg. Jeg var bekendt med denne forstad, den var relativt tæt på lufthavnen, og den havde meget billige hoteller. Det bedste ved dette valg var, at det holdt alle på en central placering. Vi kom alle til at bruge masser af tid med hinanden før og efter sessionerne. Hotellets lobby var aldrig tom for et par bloggere, der bare hang ud og chattede med det.

Skabe værdi for sponsorer

Da jeg havde underskrevet en kontrakt med et hotel, kiggede jeg på et mad- og drikkevare minimum på $ 10.000. Efter at have set på hotellets cateringmenu vidste jeg dog, at det ville være meget mere (den endelige mad- og drikkeregning var tættere på $ 35.000). Den økonomiske byrde ved denne begivenhed var reel, og jeg tager ikke en risiko. På det tidspunkt vidste jeg, at registreringer sandsynligvis ville hjælpe os med at dække $ 7.500, så jeg vidste, at jeg havde brug for hjælp udefra for at gøre denne begivenhed mulig.

Heldigvis havde jeg et par venner hos nogle finansielle virksomheder og annoncenetværk, som jeg vidste kunne være interesseret i at være en del af denne begivenhed. Min tanke var, at jeg ville gøre dette i to faser. Først vil jeg udrulle et første sæt sponsormuligheder, der ville hjælpe med at dække nogle af de grundlæggende behov for konferencen. Hvis konferencen fortsatte med at vokse (ud over 100 deltagere), så ville jeg introducere det andet niveau af større, mere synlige muligheder for alle interesserede virksomheder. Det virkede!

Hele denne sponsoraftale var en udfordring for mig. Jeg er naturligvis ikke særlig god til salg, forhandlinger eller kontraktorganisation. Grundlæggende kopierede jeg det, jeg så andre konferencer, og stolede på, at de involverede virksomheder ville finde værdi i deres investering. Forhåbentlig blev de ikke skuffede.

Lad mig bare sige, at denne konference ikke var blevet, hvad den gjorde, uden den generøse støtte fra over 25 organisationer kastede deres støtte på den. Jeg værdsætter virkelig de første sponsorater og alle andre, der fulgte med for at gøre dette til en overkommelig succes for deltagerne og ikke en økonomisk byrde for min familie.

Planlægningsindhold

Jeg vidste, at konferencens primære fokus ville være netværk: mennesker, der møder hinanden ansigt til ansigt efter alle disse års online forbindelse. Men jeg ville også have, at det skulle have et dejligt, unikt og nicheindhold - noget som andre større konferencer ikke kunne levere.

Følg trinene i WordCamps, jeg havde deltaget i. Jeg ville have, at indholdet på scenen var fra folk i onlinesamfundet, og jeg ville have, at det var meget taktisk og tempofyldt. Ingen fnug.

Igen åbnede jeg denne mulighed for dem i det finansielle blogging -samfund, og de skuffede ikke. Mange store navnebloggere stod frem for at tale på konferencen. Dette legitimerede fuldstændigt, hvad jeg forsøgte at sammensætte, og jeg så billetsalget stige som et resultat. Tak, talere!

En af de hårdeste dele af planlægningen af ​​indholdet var at vælge højttalere og emner og derefter passe det ind på konferencens skema. Der blev indsendt mange fremragende taleforslag. Jeg sætter pris på alle, der har indsendt noget. Jeg hader at fortælle folk nej. Så jeg var nødt til at overvinde det i løbet af at bygge denne ting. En af de ting, der hjalp, var at have en undersøgelse før konferencen. Dette hjalp mig bestemt med at bestemme, hvad deltagerne ønskede på scenen.

Ud over undersøgelsen implementerede jeg også nogle andre peer-konferencetaktikker: spørg ekspertbordene og fugle-af-en-fjer-sessioner. Set i bakspejlet blev disse ikke udført perfekt, men jeg tror, ​​at de var med til at opbygge fællesskab og forbindelser, der ellers måske ikke var sket.

Udover det pædagogiske indhold havde vi også masser af social tid, en prisuddeling til samfundet og en service -begivenhed indbygget i konferencen. Jeg er virkelig stolt over vores indsats som en gruppe for at give tilbage til lokalområdet ved at gøre noget arbejde for den kræftstøttende organisation, Phil's Friends.

Få det til at ligne og føles som en konference

Frem til midten af ​​august i år kørte jeg stort set denne konference alene. Selvfølgelig havde jeg ikke haft noget at køre, hvis det ikke havde været for deltagerne og sponsorerne, samt et par frivillige, der hjalp med bidder og stykker. Men jeg vidste, at jeg havde brug for noget reel hjælp til at trække denne ting op, op til konferencen og på stedet.

Det var da jeg henvendte mig til mit konferencepersonal for at hjælpe med at bringe denne konference hjem. Jessica har været min virtuelle assistent (for PT Money) siden juni, og så vidste jeg, at hun ville passe perfekt til at være ledende medarbejder og administrator. Justin, en universitetsven og tidligere bandkammerat var et perfekt valg til at hjælpe med at køre hele AV.

Min ven Ryan Yates, freelance skribent og t-shirt virksomhedsejer passede perfekt til at hjælpe med at designe alle skiltninger, t-shirts og andre reklamer. Endelig Ryan S. er en ven og lydbræt, hvis råd jeg havde brugt hele tiden i planlægningsfasen. Jeg vidste, at han ville være fantastisk at have der som en ekstra hånd og fortrolig.

Konferencen ville stadig ikke være gået så godt, hvis det ikke havde været for endnu flere mennesker: Kevin Mulligan, der hjalp med at organisere muffetasken og fyldte et kamera ved hver af de vigtigste sessioner; Andrea Travillian fra Smart trin, der hjalp med at vælge vores menu til weekenden; Aktionær Edmead-Nesi fra Den bevidste bruger, der hjalp med at organisere Tweet Chat, Kyle fra Joe Runner, der hjalp med salg; Ryan Guina fra Kontant penge liv for at lade os gemme alt konferencemateriale og swag i over en måned; alle de venlige bloggere, der deltog i mulepose -tingene.

Nedbryde omkostningerne ved en konference

Intet udseende bag kulisserne ville være komplet uden en opdeling af omkostningerne ved arrangementet. Jeg er stadig ved at færdiggøre nogle af tallene men dette skulle give dig en idé om, hvad der skal til for at tage denne type begivenheder.

• Hotel konferencelokaler (Gratis) - Hotellet smider mødelokalet gratis ind, når du garanterer x antal værelser og en vis mængde madkøb.
• Trådløst internet ($ 2.000) - WiFi i konferenceområdet var $ 1.000 om dagen, og det var med rabat.
• Mad og alkohol (37.000 $) - Hotellemad er dyr, ja! I en ideel verden ville jeg gerne have dækket flere måltider, end jeg gjorde. Men du kan se, hvorfor det var hårdt. Også i en ideel verden ville jeg gerne have serveret mere af vores egen mad til konferencen (indbring mere lokal smag), men hoteller fungerer ikke på den måde.
• Busser ($ 1.200) - De busser, der kørte mellem hotellet og restaurantområdet lørdag aften, er vi en nødvendighed i betragtning af hotellets placering. En pris, der vil undgås næste år.
• Fællesskabshændelse ($ 5.000) - Transport, koordinering, mad, rejser osv.
• Lyd/billed og udstyr ($ 12.000) - Vi købte et par ting, lejede et par ting fra private virksomheder, men gjorde resten gennem hotellet. Ligesom maden har de dig, hvor de vil have dig, og kan opkræve en præmie.
• T-shirts, skilte, totes og mærker (5.500 $) - Jeg er glad for, at vi var i stand til at gøre noget af dette. Gav konferencen det officielle udseende. Elskede de badges.
• Forsikring ($ 200) - Eventforsikring er billig. Et af mine foretrukne køb.
• Personale ($ 6.000) - De 4 medarbejdere tjente hver eneste af dette i løbet af to måneder.
• PayPal og Eventbrite gebyrer ($ 2.000) - Eventbrite -systemet og PayPal -betalingskvitteringssystemet er rart og bekvemt, men du betaler bestemt for det.
• Rejser, hotel, transport og forsendelse ($ 4.000) - At have konferencen i Chicago gjorde det helt sikkert dyrere logistisk.
• Gaver, tryk og lign ($ 3.000) - Jeg var ikke sikker på, hvad der var typisk, men jeg besluttede at give de talere, der brugte tid på at forberede bemærkninger, en lille gave til deres tid. Det er muligt, at det var bestikkelse for dem at være en del af næste års konference.

Samlede udgifter - ($ 77.900)

Sponsorater - $ 64.000
Billetsalg - $ 25.000

Tilgængeligt beløb til investering i 2012 - $ 11.100

Sådan kører du din egen vellykkede kollegakonference

Hvis du vil afholde en egen konference, er her nogle af de ting, du bør overveje at gøre:

• Læs bogen om det. Jeg brugte kun en lille del af hans teknikker, men Adrian Segar, der skrev Konferencer der virker, var nøglen til at påvirke den type konference, dette blev.
• Genopfind ikke hjulet. Selvom Adrians ideer er nye, er der nogle konferencer, der allerede gennemfører variationer af hans teknikker. Jeg kopierede mange af de bedste elementer, jeg havde set fra WordCamp, Tilknyttet topmøde, og endda SOBCon.
• Tryk på et allerede engageret fællesskab. Dette er enormt. Udover min tid på konferencebloggen og Facebook -siden, har jeg aldrig brugt en krone på at markedsføre denne konference. Det gik viralt i et allerede forbundet samfund.
• Dyrk det økologisk. Planlæg to eller tre variationer af en konference, og se derefter, hvor du ender. Juster derefter.
• Gør deltagerne til stjernerne. Så meget som muligt forsøgte jeg at lade deltagerne i konferencen skabe oplevelsen. Jeg gjorde dette ved hjælp af indholdsundersøgelsen før konferencen, ved at være opmærksom på Twitter-hashtagget for forslag og ved at bede om feedback på hvert trin af vejen.
• Invester i et lokalt personale. Mine medarbejdere og jeg havde mange lange møder ansigt til ansigt. At have dem lige ved min side og hælde over planlægningsdokumenter eller designs gav os virkelig mulighed for at slå detaljearbejdet meget hurtigt ud.

Nå, jeg håber, at det giver dig en fornemmelse af, hvad der inspirerede mig til at gøre dette, og hvad der skal til for at få det hele til at hænge sammen. Jeg kan forsikre dig om, at jeg gør dette igen i 2012. Det var for meget sjovt.

Jeff Rose fra GoodFinancialCents.com lavede et interview med mig om oplevelsen af ​​planlægning af konferencen:

Har du spørgsmål til konferencen eller planlægningsprocessen? Skyd væk i kommentarerne herunder ...

Foto af Peter. Anderson og af Jesse Michelsen og af RedPhoenixGroup.