Asi víte, že rád udržuji věci jednoduché. Co nejjednodušší.
Také rád udržuji věci pěkně organizované, protože mě nic nerozčiluje víc než ztracený čas hledáním něčeho. Jedná se o hmatatelné náklady, které platíte za to, že nemáte zavedený systém.
To platí zejména pro věci, které často nepotřebujete, protože se nemůžete spoléhat na to, že si vaše paměť vybaví, kde jsou věci. Finanční dokumenty do toho kbelíku perfektně zapadají.
Po letech úprav a úprav jsem přišel s organizačním systémem pro naše dokumenty, který funguje. Je to také docela jednoduché.
Zde jsou moje dvě (ok, technicky tři) pravidla pro každý kus papíru:
- Vše digitalizujte
- Originál si uschovejte, je-li vydán státem, notářsky ověřen, s osobním majetkem, s daní nebo s půjčkou.
- (Skartujte zbytek)
Obsah
- Jak to všechno zorganizovat poprvé
- Digitalizujte vše
- Skartujte originál, pokud…
- Ukládání dokumentů
Jak to všechno zorganizovat poprvé
Pokud začínáte úplně od začátku, zvu vás k přečtení tohoto článku od archivářů, Kongresové knihovny. Snažím se mít na paměti některé z nich
strategie používané Kongresovou knihovnou. Archivují spoustu věcí. Jako všechno.Všimnete si, že jejich rady nepředepisují žádné konkrétní kroky ani technologie, proto svůj přístup za chvíli sdílím, ale jejich obecný přístup je skálopevný. Tato myšlenka z článku je ryzí zlato - „Nenechte se odvrátit. Odolejte pokušení vychutnat si cokoli právě teď. “ (tak snadné, zejména při osobní archivaci)
Klíčovými myšlenkami je zaútočit na vaše dokumenty jako jedna jednotka sérií „shluků“. Přemýšlet o tom jako o jedné jednotce je méně skličující. Útočné shluky se rozpadají na zvládnutelné kousky, které můžete provádět během několika dnů, týdnů nebo měsíců.
Když jsem začal organizovat, vzal jsem své logické „shluky“ a přeměnil je na složky. Vzal jsem všechny dokumenty od auta a nejprve je oskenoval a vložil soubory do příslušné složky. Rozdrtil jsem originály, které jsem nepotřeboval uschovat, a zbytek jsem nechal v krabicích. Pak jsem udělal druhé auto.
Další den jsem prošel své bankovní dokumenty pro náš primární bankovní účet. Nepotřeboval jsem udělat každý dokument za jediný den, nebyl jsem ochoten tomu věnovat tolik času, ale byl jsem ochotný strávit 20–30 minut vyplněním jedné složky.
Digitalizace trvala přibližně měsíc, ale od té doby je údržba poměrně rutinní. Dávkově skenuji dokumenty zhruba každé čtvrtletí, což není mnoho papírů, protože většinu věcí nyní dostávám digitálně.
A moje kategorizace (nebo shluky) nemusí odpovídat té vaší. Jeden dobrý způsob, jak o tom přemýšlet, je, jak to organizujete V případě nouzového pojiva, který bude stejně obsahovat spoustu těchto důležitých dokumentů.
Digitalizujte vše
Každý důležitý kus papíru, který přijde do domu, je digitální. Pokud mohu, přihlásím se k bezpapírovým výpisům, protože si je pak mohu přímo stáhnout, aniž bych musel skenovat.
Digitalizace není nejtěžší, nejtěžší je uspořádat ji do řady složek.
Zde je naše struktura složek:
- Obchodní dokumenty
- Osobní doklady.
- Archiv
- Jednotlivec - já
- Jednotlivec - krásná manželka
- Jednotlivec - dítě 1
- Jednotlivec - dítě 2
- Majetek - dům
- Asset - Car V
- Majetek - auto H
- Finanční.
- Dohody
- Bankovní
- Kredit
- Finanční plánovač
- Pojištění
- Investice
- Daně
- Právní
Já organizovat naše soubory na základě osoby nebo majetku a poté, zda je to finanční, právní nebo jiné - tyto kategorie jsou společné rodině. Mohu zdanit nebo spravovat investice, ale jsou to rodinná aktiva, a proto spadají do širší kategorie.
The Individuální obsahovat dokumenty specifické pro jednotlivce, například lékařské záznamy.
Archiv je řešením pro dokumenty, které již nepotřebujeme, stejně jako složka Majetek - auto C poté, co jsme prodali Toyotu Celica. Už jsou to roky, co jsme měli auto, takže jsem mohl v případě potřeby smazat celou složku, ale vzhledem k tomu, jak levné je úložiště... eh, proč obojí.
Skartujte originál, pokud…
Digitalizace dokumentu znamená, že až na výjimky již originál nepotřebuji. Moje obecné pravidlo je, že pokud jeho státem vydaný, notářsky ověřený, pokrývá majetek, daně nebo půjčky, pak si ho ponechte. Všechno ostatní můžete skartovat.
Pokud máte spoustu papíru a máte rádi komplikovanější pravidla, zde je pár zásad jaký fyzický papír skartovat a co si ponechat (pamatujte, stále máte digitální kopie všeho, jen v.) případ):
- SHRED Vše, co dostanete měsíčně - bankovní výpisy, výpisy z kreditních karet, účty za energie, atd. - až dostanete další
- UCHOVÁVEJTE dokumenty o půjčce (zejména potvrzení) na rok poté, co ji splatíte.
- UCHOVÁVEJTE daňová přiznání a podpůrné dokumenty po dobu 7 let od podání.
- UCHOVÁVEJTE dokumenty související s majetkem (auto, dům atd.) Po dobu, po kterou jej vlastníte.
- UCHOVÁVEJTE dokumenty vydané vládou, jako jsou rodné a úmrtní listy, oddací listy,-navždy
- UCHOVÁVEJTE cokoli, čemu věříte, bude těžké nahradit.
Ukládání dokumentů
Najděte si ve svém domě pěkné bezpečné místo, vložte do něj požární sejf a své dokumenty vložte do trezoru.
Trezor, který dostanete v obchodě s kancelářskými potřebami, pravděpodobně může být prasklo za pět sekund magnetem, takže se na to nespoléhejte kvůli zabezpečení. Chcete to jako protipožární ochranu, tak to schovejte, nejlépe za obraz na zeď. 🙂
U digitálních kopií je určitě někam zazálohujte, pokud možno automaticky a na dvou místech. Naše dokumenty ukládáme na přenosný pevný disk, který je sám vzdáleně zálohován.
Pokud je nechcete ukládat lokálně nebo chcete, aby k dokumentům mělo přístup více lidí (přenosný pevný disk není ideální), můžete se rozhodnout pro něco jako Dropbox.
Jakmile to uděláte, budete milovat, jak lehké a vzdušné budou vaše finanční dokumenty vypadat. 🙂
Jaké jsou vaše strategie pro uchování a organizaci finančních dokumentů? Neustále se snažím náš proces vylepšovat, takže bych rád slyšel váš.