Вероятно знаете, че обичам да поддържам нещата прости. Колкото е възможно по -просто.
Също така обичам да поддържам нещата доста организирани, защото нищо не ме вбесява повече от загубеното време в търсене на нещо. Това са осезаемите разходи, които плащате, ако не разполагате с система.
Това е особено вярно за неща, от които не се нуждаете често, защото не можете да разчитате на паметта си, за да си спомните къде са нещата. Финансовите документи се вписват перфектно в тази кофа.
След години на коригиране и пренастройка, аз измислих организационна система за нашите документи, която работи. Също така е доста просто.
Ето моите две (добре, технически три) правила за всеки лист хартия:
- Дигитализирайте всичко
- Пазете оригинала, ако е издаден от правителството, нотариално заверен, лична собственост, данъчна или свързана със заем.
- (Накъсайте останалото)
Съдържание
- Как да организираме всичко за първи път
- Дигитализирайте всичко
- Накъсайте оригинала, ако ...
- Съхраняване на документите
Как да организираме всичко за първи път
Ако започвате от нулата, каня ви да прочетете тази статия от архивиращите професии, Библиотеката на Конгреса. Опитвам се да имам предвид някои от стратегии, използвани от Библиотеката на Конгреса. Архивират МНОГО неща. Като всичко.
Ще забележите, че техните съвети не предписват конкретни стъпки или технологии, затова споделям моя подход след малко, но общият им подход е стабилен. Тази идея от статията е чисто злато - „Не се отклонявайте. Издържайте на изкушението да се насладите на нещо едновременно в момента. " (толкова лесно да се направи, особено при лично архивиране)
Основните идеи са да атакувате документите си като едно цяло с поредица от „купчини“. Мисленето за това като една единица го прави по -малко обезсърчаващо. Атакуващите бучки го разделят на управляеми парчета, които можете да правите за поредица от дни, седмици или месеци.
Когато започнах да организирам, взех логическите си „купчини“ и ги превърнах в папки. Взех всички документи на колата и първо ги сканирах, като поставих файловете в съответната папка. Накъсах оригиналите, които не трябваше да държа, а останалите ги държах в кутиите. След това направих другата кола.
На следващия ден прегледах банковите си документи за основната ни банкова сметка. Не трябваше да правя всеки документ за един ден, нямах желание да отделя това ниво на време за него, но бях готов да отделя 20-30 минути за попълване на една папка.
Отне около месец включване и изключване на дигитализирането, но оттогава поддръжката е доста рутинна. Партидирам документи за сканиране на всеки тримесечие, което не представлява много хартии, защото сега получавам повечето неща цифрово.
И моите категоризации (или бучки) може да не съвпадат с вашите. Един добър начин да мислите за това е как организирате В случай на аварийно свързващо вещество, който така или иначе ще съдържа много от тези важни документи.
Дигитализирайте всичко
Всеки важен лист хартия, който влиза в къщата, е дигитален. Ако мога, регистрирам се за хартиени изявления, защото тогава мога директно да изтегля декларациите, без да върша работата по сканирането им.
Дигитализирането не е трудната част, организирането му в поредица от папки е трудната част.
Ето нашата структура на папките:
- Бизнес документи
- Лични документи.
- Архив
- Индивидуално - Аз
- Индивидуално - Прекрасна съпруга
- Индивидуално - Дете 1
- Индивидуално - Дете 2
- Актив - Къща
- Актив - кола V
- Актив - кола Н
- Финансови.
- Споразумения
- Банкиране
- Кредит
- Финансов плановик
- Застраховка
- Инвестиция
- Данъци
- Правни
Аз организираме нашите файлове въз основа на лицето или актива и след това дали е финансов, правен или друг - тези категории са общи за семейството. Може да плащам данъци или да управлявам инвестициите, но те са семейни активи и така попадат в по -широката категория.
The Индивидуален съдържат документи, специфични за индивида, като медицински досиета.
Архивът е универсален за документи, от които вече нямаме нужда, като папката Актив - Автомобил С след като продадохме Toyota ° Сelica. Изминаха години, откакто имахме колата, така че можех да изтрия цялата папка, ако е необходимо, но като се има предвид колко евтино е съхранението... а, защо и двете.
Накъсайте оригинала, ако ...
Дигитализирането на документ означава, че вече нямам нужда от оригинала, с малки изключения. Общото ми правило е, че ако издаденото от правителството, нотариално заверено, покрива собственост, данъци или заеми, тогава го задръжте. Можете да накъсате всичко останало.
Ако се окажете с много хартия и харесвате по -сложни правила, ето няколко основни правила каква физическа хартия да накъсате и какво да съхранявате (не забравяйте, че все още имате цифрови копия на всичко, само в случай):
- SHRED Всичко, което получавате месечно - банкови извлечения, извлечения от кредитни карти, сметки за комунални услугии т.н. - когато получите следващия
- ЗАПАЗВАЙТЕ Заемни документи (особено потвърждението) за една година, след като сте ги изплатили.
- СЪХРАНЯВАЙТЕ данъчните декларации и подкрепящите документи 7 години след като сте подали.
- ПАЗЕТЕ Документи, свързани с актив (кола, къща и т.н.), докато го притежавате.
- ПАЗЕТЕ издадените от правителството документи, като свидетелства за раждане и смърт, свидетелства за брак-завинаги
- ПАЗЕТЕ Всичко, което смятате, че ще бъде трудно да бъде заменено.
Съхраняване на документите
Намерете хубаво безопасно място в дома си, поставете в пожаробезопасен и поставете документите си в сейфа.
Сейфът, който получавате в магазина за офис консумативи, вероятно може да бъде напукана за пет секунди с магнит, така че не разчитайте на него за сигурност. Искате го за противопожарна защита, така че го скрийте, за предпочитане зад картина на стената. 🙂
За цифровите копия не забравяйте да ги архивирате някъде, за предпочитане автоматично и на две места за всеки случай. Ние съхраняваме нашите документи на преносим твърд диск, който сам се архивира дистанционно.
Ако не искате да ги съхранявате локално или искате няколко души да имат достъп до документите (преносим твърд диск не е идеален), можете да изберете нещо като Dropbox.
След като направите това, ще ви хареса колко леко и ефирно ще изглеждат вашите финансови документи. 🙂
Какви са вашите стратегии за запазване и организиране на вашите финансови документи? Винаги се опитвам да подобря нашия процес, така че бих искал да чуя вашите.