كيفية إعداد كشوف المرتبات لشركتك الصغيرة [الدليل الشامل]

حمع نمو عملك إلى درجة أن الوقت قد حان لتوظيف المساعدة؟ من ناحية، هذه أخبار رائعة. ولكن، من ناحية أخرى، تضيف كشوف المرتبات لأصحاب الأعمال الصغيرة طبقة أخرى من التعقيد إلى عملية إدارة أعمالك.

ليس لدى معظم أصحاب الأعمال الصغيرة خلفية في مجال الموارد البشرية أو المحاسبة أو مسك الدفاتر. فكيف يمكنك إعداد نظام كشوف المرتبات الذي يبقيك على الجانب الجيد من مصلحة الضرائب دون استهلاك الكثير من وقتك الثمين؟

إن وجود موظفي W-2 يعني أنه سيتعين عليك إعداد كشوف المرتبات. إلى جانب دفع رواتبهم، ستحتاج إلى توفير تعويضات العمال والتأمين ضد البطالة. ستكون أيضًا مسؤولاً عن دفع نصف ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية. ستحتاج إلى حساب استقطاعات ضريبة الدخل الخاصة بهم وتقديم الضرائب وتقديم التقارير إلى الحكومة في الوقت المحدد. يمكنك القيام بكل هذا إما باستخدام برنامج كشوف المرتبات أو مزود كشوف المرتبات متكامل الخدمات.

ما هو كشوف المرتبات؟

يمكن أن يعني مصطلح "كشوف المرتبات" أشياء كثيرة. ولكن، بالمعنى الأكثر عمومية، فإن كشوف المرتبات هي العملية التي تقوم الشركة من خلالها بحساب الرواتب وإرسالها إلى موظفيها.

سيتضمن نظام كشوف المرتبات في الشركة الآليات المستخدمة لتتبع ساعات عمل الموظفين وإجازاتهم، والطريقة والجدول الزمني ما هي المدفوعات التي يتم تحويلها، والأدوات المستخدمة لحساب الاستقطاع الضريبي للموظف وإرسالها إلى مصلحة الضرائب الأمريكية عن طريق المحدد المواعيد النهائية.

متطلبات الرواتب

إن وجود موظفين W-2 يعني القيام بكشوف المرتبات. إذا كان لديك موظفين بنظام الساعة، فسوف يقدمون ساعات عملهم لكل فترة دفع ويطلب منك ذلك ادفع لهم وفقًا للجدول الذي حددته مسبقًا - عادةً أسبوعيًا أو نصف أسبوعي أو نصف شهري.

حساب الرواتب يعني تحديد إجمالي أجور الموظفين، ثم حجب الدخل والضمان الاجتماعي وضرائب الرعاية الطبية.

ويجب بعد ذلك تقديم الضرائب التي تم حجبها إلى الحكومة وفقًا لجدول زمني محدد. بالنسبة لمعظم الشركات الصغيرة، سيكون هذا مطلوبًا شهريًا. ومع ذلك، بالنسبة للشركات الكبيرة، قد يكون هذا مطلوبًا أسبوعيًا.

التقارير ربع السنوية مطلوبة أيضًا. يجب عليك تقديم ملف أ استمارة 941 كل ربع سنة. يخبر هذا النموذج الحكومة الفيدرالية عن مقدار الرواتب التي دفعتها بالإضافة إلى مقدار ضريبة الدخل التي حجبتها وقدمتها. ستكون إيداعات الولاية مطلوبة أيضًا، لذا تحقق جيدًا من ولايتك لمعرفة النماذج والتواريخ.

سيُطلب منك أيضًا إرسال تقارير سنوية. سيتعين عليك معالجة نماذج W-2 لموظفيك وللحكومة. عليك أيضًا أن ترسل أ 940 نموذج إلى الحكومة الفيدرالية فيما يتعلق بضرائب البطالة الفيدرالية - وقد يتعين عليك القيام بذلك بشكل متكرر اعتمادًا على حجم الرواتب الخاصة بك خلال العام.

ما هي تكلفة الموظفين؟

تكلفة وجود الموظفين هي أكثر من مجرد أجورهم. سيكون لديك تكاليف إضافية مثل الضرائب الإضافية والتأمين وخدمة الرواتب.

الضرائب

عندما تقوم بتعيين شخص ما للعمل لديك، يتم دفع 15.3% من أجره لضريبة الرواتب. ويتكون هذا من 12.4% للضمان الاجتماعي و2.9% للرعاية الطبية.

يدفع المقاولون هذا المبلغ بالكامل بأنفسهم. لكن الموظفين يدفعون النصف فقط لأنفسهم ويتعين على صاحب العمل أن يدفع النصف الآخر. لذلك، عندما تدفع لموظفيك أجورهم، فإن تكاليفك تكون في الواقع أعلى بنسبة 7.65٪.

على سبيل المثال، إذا كان موظفك يكسب 1000 دولار في الأسبوع. التكلفة الفعلية هي 1,076.50 دولارًا في الأسبوع.

تأمين

يجب عليك أن تحمل كلا من التأمين ضد البطالة وتأمين تعويض العمال.

يتم دفع التأمين ضد البطالة للدولة ويوفر فوائد للعمال الذين تم تسريحهم. سيتم تحديد أسعارك حسب مستوى المخاطرة لديك. إذا كنت تعمل في صناعة بها معدلات تسريح عالية للعمال، مثل تنسيق الحدائق أو غيرها من الصناعات الموسمية، فستكون معدلاتك أعلى مما هي عليه في الصناعة التي لا تشهد عادةً معدلات تسريح عالية للعمال. سيتم أيضًا تحديد أسعارك بناءً على مقدار الرواتب التي تدفعها. كلما زاد عدد الرواتب التي لديك، زادت تكاليفك.

يمكنك إبقاء أسعارك الشخصية منخفضة قدر الإمكان عن طريق تجنب تسريح العمال ومحاربة المطالبات غير المشروعة. في بعض الأحيان، سيحاول الموظفون الساخطون تقديم طلب للحصول على البطالة بعد طردهم. لا تسمح بهذا. كل من يقدم مطالبة ناجحة ضد شركتك سيزيد من أسعارك. إذا لم يكن لهم الحق في الحصول على المزايا، فابذل قصارى جهدك لإبقائهم خارج وثيقتك.

يتم دفع تأمين تعويض العمال إلى شركة التأمين (أو في بعض الأحيان إلى الدولة) ويغطي الموظفين إذا تعرضوا للأذى أثناء العمل. مرة أخرى، يتم تحديد أسعارك بناءً على مستوى المخاطرة لديك. كلما كانت صناعتك أكثر خطورة كلما ارتفعت أسعارك. وكما هو الحال مع التأمين ضد البطالة، ستعتمد أسعارك الشخصية أيضًا على مقدار الرواتب التي لديك.

يمكنك إبقاء أسعارك منخفضة من خلال تطبيق احتياطات السلامة المطلوبة لنوع عملك. من الواضح أنك لا تريد إصابة موظفيك مهما حدث... ولكن الحفاظ على معدلات شركات العاملين لديك منخفضة يعد ميزة إضافية.

ولا يتحمل موظفك أيًا من هذه التكاليف. يتم دفع كل من البطالة وتعويضات العمال بنسبة 100٪ من قبل صاحب العمل.

متعلق ب:فهم احتياجات التأمين الخاصة بشركتك الصغيرة باستخدام Coverwallet

خدمة الرواتب

هناك الكثير من الحسابات التي تدخل في كشوف المرتبات. إنه ليس مجرد معدل بالساعة لعدد ساعات العمل. ولهذا السبب، ستحتاج إلى نوع من خدمة كشوف المرتبات للقيام بهذه العمليات الحسابية. لن تقوم خدمة كشوف المرتبات بحساب خصم ضريبة الدخل للموظف فحسب، بل ستقوم بذلك أيضًا قم بحساب ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية الخاصة بهم (وخاصتك)، بالإضافة إلى التأمين ضد البطالة التكاليف.

إذا كانت سياسة تعويض العامل الخاص بك مع الدولة فسوف تقوم بحساب ذلك أيضًا. إذا كانت سياسة تعويض العاملين لديك مع شركة خاصة، فمن المحتمل أن تتعامل معهم مباشرة ولن يتم احتساب هذه التكلفة من خلال خدمة الرواتب الخاصة بك.

متعلق ب:أفضل برامج المحاسبة للشركات الصغيرة

كيف أقوم بإعداد كشوف المرتبات لأول مرة؟

هناك بعض المستندات التي ستحتاج إلى جمعها قبل أن تتمكن من بدء تشغيل نظام الرواتب الخاص بك. ستحتاج أيضًا إلى التفكير في سياسة الاحتفاظ بالسجلات وتكرار الدفع.

ما هي وثائق الرواتب التي أحتاجها؟

يتطلب إعداد كشوف المرتبات لأصحاب الأعمال الصغيرة منهم ذلك التقدم بطلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) لدى مصلحة الضرائب الأمريكية. إن الحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) مجاني ولن يستغرق أكثر من 5 دقائق. في بعض الولايات، قد تحتاج إلى التقدم بطلب للحصول على رقم تعريف صاحب العمل (EIN) للولاية أيضًا.

إذا كان لديك شركة ذات مسؤولية محدودة أو شركة، فهذا يعني أن لديك بالفعل رقم تعريف صاحب العمل (EIN).

عندما يتعلق الأمر بموظفيك، سيحتاج كل منهم إلى ذلك املأ نموذج W-4. وهذا أمر مهم لأنه يخبرك بمقدار الضريبة التي يجب عليك اقتطاعها نيابة عن موظفك من كل راتب. سيحتاج كل موظف أيضًا إلى ذلك املأ نموذج I-9 للتحقق من هويتهم.

ستحتاج أيضًا إلى معدلات التأمين ضد البطالة على الأقل وربما معدلات شركات العمال لديك.

وأخيرًا، ستحتاج إلى إنشاء نظام لتتبع ساعات عمل موظفيك. من الناحية الفنية، يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل ورقة تسجيل الدخول. يحظى نظام بطاقة الوقت بشعبية لدى العديد من الشركات الصغيرة. ولكن إذا كان لديك قوة عاملة عن بعد، فقد يكون نظام التتبع المعتمد على الكمبيوتر أو الهاتف هو الأفضل.

ما هي سياسة الاحتفاظ بسجل الرواتب الخاصة بي؟

ينص قانون معايير العمل العادلة (FLSA) على أن يحتفظ أصحاب العمل بالعديد من المستندات المتعلقة بكشوف المرتبات لمدة ثلاث سنوات على الأقل. تلك الوثائق هي:

• الاسم الكامل للموظف ورقم الضمان الاجتماعي
• العنوان (بما في ذلك الرمز البريدي)
• تاريخ الميلاد (إذا كان أقل من 19 عامًا)
• الجنس والمهنة
• مواعيد التوظيف
• الوقت واليوم من الأسبوع الذي يبدأ فيه أسبوع عمل الموظف
• ساعات العمل كل يوم
• إجمالي ساعات العمل في كل أسبوع عمل
• الأساس الذي يتم على أساسه دفع أجور الموظف
• معدل الأجر العادي بالساعة
• إجمالي الأرباح اليومية أو الأسبوعية على التوالي
• إجمالي أرباح العمل الإضافي لأسبوع العمل
• جميع الإضافات أو الاستقطاعات من أجر الموظف
• إجمالي الأجور المدفوعة لكل فترة دفع
• تاريخ السداد وفترة السداد التي يغطيها السداد

لمزيد من المعلومات حول متطلبات الاحتفاظ بالسجلات، تحقق من صحيفة الحقائق هذه من وزارة العمل.

ما هو تردد الرواتب الذي يجب أن أختاره؟

كم مرة ستدفع لموظفيك؟ إن الدفع لهم أسبوعيًا يضمن أنك لن تواجه أي مشكلات تتعلق بالامتثال، ولكنه أيضًا الأكثر كثافة في العمالة. إذا كنت ترغب في الدفع بمعدل أقل من كل أسبوع، فراجع وزارة العمل بالولاية لمعرفة الحد الأدنى لتكرارات الدفع في ولايتك.

إذا كان مسموحًا لك باختيار جداول الدفع نصف الشهرية أو نصف الأسبوعية، فإن أيًا من الخيارين سوف يسبب لك صداعًا أقل من تكرار الدفع الأسبوعي. ولكن لكل منهما بعض الإيجابيات والسلبيات، كما هو موضح أدناه.

أسبوعي

مع جدول الرواتب الأسبوعي، يتم دفع رواتب موظفيك في نفس اليوم من كل أسبوع. سيكون الجدول الزمني النموذجي على النحو التالي: يقدمون ساعات عملهم في نهاية يوم الجمعة لساعات العمل في ذلك الأسبوع. بعد ذلك، سيكون أمامك بضعة أيام لمعالجة كشوف المرتبات وسيتلقون الشيك يوم الجمعة التالي.

يعد جدول الدفع هذا نموذجيًا للعمال ذوي الأجور المنخفضة.

وتتمثل فائدة هذا الجدول في أن الموظفين يحصلون على رواتبهم بشكل متكرر. وهذا يمكن أن يسهل عليهم إدارة التدفق النقدي الخاص بهم.

الجانب السلبي هو أنه سيتعين عليك معالجة كشوف المرتبات كل أسبوع، مهما كان الأمر. حتى لو كنت في إجازة أو مريضًا، فستظل تتحمل هذه المسؤولية وإلا فلن يحصل موظفوك على رواتبهم.

نصف شهري

باستخدام جدول دفع نصف شهري، فإنك تدفع للموظفين في نفس اليومين التقويميين من كل شهر - على سبيل المثال اليوم الأول والخامس عشر. بالنسبة لكشوف المرتبات لأصحاب الأعمال الصغيرة، يمكن أن يسهل الجدول نصف الشهري تخطيط نفقاتك الأخرى حول تواريخ الرواتب الخاصة بك.

يعمل هذا الجدول بشكل أفضل مع الموظفين الذين يتقاضون رواتبهم، وليس بالساعة.

ومع ذلك، هناك جوانب سلبية لجدول الرواتب نصف الشهرية. المشكلة الأولى هي أن شيكات الرواتب لن تكون هي نفسها تمامًا. قد يكون عدد أيام وساعات العمل خلال فترة الدفع الأولى أعلى أو أقل قليلاً من الثانية.

الجانب السلبي الثاني للجدول نصف الشهري هو أن يوم الدفع سوف يقع في أيام مختلفة طوال الأسبوع من كل شهر. يمكن أن يكون أحد أيام الدفع هو الثلاثاء، والجمعة التالية، والاثنين التالي. من جانب صاحب العمل، قد يجعل ذلك من الصعب جدولة وقت ثابت لمعالجة كشوف المرتبات. ومن جانب الموظف، إذا وقع يوم الدفع في عطلة نهاية الأسبوع أو العطلة، فقد يتسبب ذلك في تأخير الدفع.

نصف أسبوعية

مع هيكل الرواتب نصف الأسبوعية، يتم دفع أجور الموظفين ببساطة كل أسبوعين. بالنسبة لصاحب العمل، يساعدك هذا على إعداد عمليات الرواتب المتكررة. وبالنسبة للموظف، يمكنه الاعتماد على وصول راتب إلى حسابه المصرفي كل يوم خميس أو جمعة أو أي يوم تحدده.

العيب الوحيد في كشوف المرتبات نصف الأسبوعية هو أن هناك بعض الأشهر التي ستحتاج فيها إلى سداد ثلاث دفعات لموظفيك بدلاً من اثنتين. ومن منظور محاسبي، سيؤدي ذلك إلى ارتفاع نفقات الرواتب الخاصة بك في ذلك الشهر عن غيرها.

الفرق بين الموظفين والعمال المتعاقدين

نظرًا لأننا نتحدث عن كشوف المرتبات لأصحاب الأعمال الصغيرة، فمن المهم التفكير فيما إذا كنت بحاجة إلى إعداد كشوف المرتبات أم لا. إذا كنت تعمل فقط مع مقاولين مستقلين، فلن تفعل ذلك. كيف تعرف ما إذا كان الأشخاص الذين يعملون لديك موظفين أم مقاولين؟ وفقا لمصلحة الضرائب الأمريكية، الأمر كله يتعلق بدرجة الاستقلالية التي يتمتع بها العامل.

هل يحدد العامل ساعات العمل الخاصة به وهل يوفر أدواته ومستلزماته الخاصة؟ إذا كان الأمر كذلك، فيمكن اعتبارهم مقاولين مستقلين. كما يميل المقاولون المستقلون إلى الاعتماد أكثر على المشاريع. إذا كان لديك شخص ما يقوم بعدد لا يحصى من المهام لك كل يوم، فهناك فرصة جيدة أن تعتبره مصلحة الضرائب الأمريكية موظفًا.

لمعرفة المزيد حول العوامل التي تحدد حالة موظف W-4 أو حالة مقاول W-9، اقرأ إرشادات مصلحة الضرائب الأمريكية.

هل لديك موظفين W-4؟

إذا كان الأمر كذلك، فاستمر في قراءة هذا الدليل الخاص بكشوف المرتبات لأصحاب الأعمال الصغيرة. أنت سوف تحتاج إلى إعداد نظام كشوف المرتبات والتأكد من اتباع جميع إرشادات مصلحة الضرائب الأمريكية بشأن تكرار الدفع والاحتفاظ بالسجلات وخصم الضرائب.

هل لديك عمال متعاقدين مع W-9؟

لا تحتاج إلى إعداد كشوف المرتبات إذا كان لديك عمال متعاقدون مع W-9 فقط. وبدلاً من ذلك، فإنك تدفع لهم بأي وسيلة وتكرار يتفقان عليه. ولا داعي للقلق بشأن اقتطاع الضرائب. ومع ذلك، ستحتاج إلى المقاول لملء نموذج W-9 الخاص به. وإذا دفعت لأي مقاولين أكثر من 600 دولار خلال العام، فستحتاج إلى إرسال 1099-MISC إليهم في نهاية العام.

كيف يجب أن أتعامل مع كشوف مرتبات أعمالي الصغيرة؟

هناك طريقتان رئيسيتان للتعامل مع كشوف المرتبات الخاصة بشركتك الصغيرة: خدمة أو برنامج. والفرق الرئيسي بين الخدمتين هو أن الخدمة ستقوم بتحويل الضرائب وتقديم النماذج إلى الحكومة وفقًا للجدول الزمني الصحيح.

وهنا إيجابيات وسلبيات كل منهما.

هل يجب أن أقوم بإعداد كشوف المرتبات مع الخدمة؟

في حين أن هذا هو الخيار الأكثر تكلفة بين الاثنين، فإن الجزء العظيم في هذا الخيار هو أن صداع الرواتب الخاص بك ينخفض ​​إلى الصفر. ستوفر معلومات الموظف، مثل الأجور ومعلومات W-4 وجدول الأجور وسيأخذها مزود الخدمة من هناك.

لا يزال يتعين عليك الدخول إلى الخدمة في كل فترة دفع و"معالجة" كشوف المرتبات. ولكن هذا غالبًا ما يكون ببضع نقرات ولا ينبغي أن يستغرق أكثر من بضع دقائق. بالنسبة للموظفين بالساعة، سيتعين عليك إدخال ساعات عملهم لكل فترة دفع.

ومن هناك، يضمن مزود الخدمة معالجة كشوف المرتبات في الوقت المحدد وإرسال جميع التقارير والإقرارات الضريبية وفقًا للجداول الصحيحة. وسوف يعتنون أيضًا بأي مشكلات قد تنشأ أيضًا بشأن مصلحة الضرائب الأمريكية.

غالبًا ما يكون لديهم أنظمة معمول بها لتتبع أشياء مثل تتبع الوقت، واستحقاق واستخدام وقت الإجازة، ومساهمات 401 (ك)، والمزيد.

إذا كان لديك 10 موظفين أو أكثر، فقد يكون الاستعانة بخدمة كشوف المرتبات خطوة جيدة. ولكن إذا كان لديك مشروع تجاري صغير، فقد يكون مزود الخدمة الكاملة لكشوف المرتبات أكثر قليلاً مما تحتاج إليه.

هل يجب أن أقوم بإعداد كشوف المرتبات باستخدام البرامج؟

سيقوم برنامج الرواتب بإجراء حسابات الرواتب نيابة عنك. سيقوم بحساب المبالغ المقتطعة الصحيحة من شيك كل موظف وتتبع المبلغ المستحق عليك للحكومة. أنت مسؤول عن إرسال الاستقطاعات الضريبية فعليًا وتقديم النماذج الصحيحة في الوقت المحدد.

عند استخدام برنامج كشوف المرتبات، سوف تحتاج إلى قطع الشيكات الخاصة بك. أو مع بعض موفري برامج الرواتب مثل كشوف المرتبات مربعة، يمكنك أيضًا إعداد الإيداع المباشر.

متعلق ب:كيف أستخدم QSEHRA لخصم مزايا الرعاية الصحية للموظفين

ما هي خيارات برنامج كشوف المرتبات للشركات الصغيرة؟

سواء كنت قد قمت بإعداد كشوف المرتبات من قبل أم لا، فأنت تريد اختيار برنامج مزود بالأدوات والموارد اللازمة لدفع رواتب فريقك بثقة، مما سيجعل حياتك كمالك أعمال صغيرة أسهل!

سيؤدي البحث السريع على Google إلى ظهور العشرات من شركات برامج الرواتب القادرة. تتضمن بعض الخيارات الشائعة Square وQuickBooks وGusto وWave Payroll وSurePayroll وPatriot Software Payroll.

ولكل منها مجموعة من الميزات الخاصة بها، ولكن فقط مربع يسمح لك بالبدء مقابل 5 دولارات إذا كان لديك متعاقدان فقط. يعد Square أيضًا البرنامج الوحيد الذي يوفر نظامًا بيئيًا كاملاً من الأدوات لمساعدتك في إدارة أعمالك.

بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تستخدم Square بالفعل لمعالجة الدفع، فمن السهل الاستفادة منه خدمة الرواتب الخاصة بهم.

الخط السفلي

قد تبدو الرواتب لأصحاب الأعمال الصغيرة مخيفة في البداية. ولكن باستخدام الأدوات المناسبة، يمكنك الحصول على نظام موثوق لكشوف المرتبات وتشغيله في وقت قصير. لمزيد من الأفكار والنصائح لتنظيم الشؤون المالية لشركتك الصغيرة، تأكد من قراءة الركائز المالية الأساسية لبناء شركة ناشئة.