التخطيط لمؤتمر السنة الثانية: FinCon

تمامًا مثل العام الماضي، إذا تابعت موجز تويتر الخاص بي ، فمن المحتمل أنك رأيت وابلًا من تغريدات # FinCon12 على مدار الأسابيع العديدة الماضية.

هذا لأنني انتهيت للتو من عقد FinCon الثاني.

سيغطي هذا المنشور التفاصيل وراء التخطيط لعقد مؤتمر للعام الثاني ، بالإضافة إلى تلخيص بعض المرح الذي حظينا به في # FinCon12.

كان المؤتمر الأول ممتعًا للغاية وكان الحضور متشوقًا للمزيد (أعتقد في الواقع أن مؤتمر العام الأول كان قصيرًا جدًا ، لذلك كان لدينا الكثير من الطاقة المكبوتة وراءنا).

لذلك بعد أيام قليلة من مؤتمر 2011 ، بدأت في التخطيط لـ # FinCon12.

عليك حقًا أن تبدأ على الفور لأن مساحة اجتماعات الفندق تسير بسرعة وتريد حقًا التقاط الطاقة المتبقية من الحدث السابق.

لاحظ أن هذا أمر لا تقلق بشأنه مؤتمرات المواقع الثابتة.

الموقع والموقع والموقع

بالحديث عن المواقع ، قررت نقل FinCon إلى موقع مختلف. أنا ممتن لتجربتنا في شاومبورغ ، إلينوي الخريف الماضي ، لكن الحضور أرادوا مكانًا مختلفًا لـ # FinCon12. كيف أعرف؟ حسنًا ، لقد أجريت استطلاعًا بعد المؤتمر وكان أحد الأسئلة التي طرحتها هو المكان الذي تريد عقد مؤتمر العام القادم فيه.

قال الغالبية العظمى من الحاضرين إنهم يريدون موقعًا يقع على مسافة قريبة من أشياء أخرى: المطاعم والحانات والتسوق والأنشطة. في الأساس أرادوا ذلك في قلب المدينة.

الحصول على السعر المناسب

بالإضافة إلى أسئلة الموقع ، سألت الحاضرين ماذا كانت أفكارهم حول أسعار غرف الفنادق. اتضح أن 99 دولارًا هو المكان المناسب لإبقاء معظم الحاضرين في فندق المؤتمر الرئيسي مقابل القفز على السفينة للعثور على سكن بديل.

هذا أمر بالغ الأهمية كما أراه لأن هذا الطاقم متماسك للغاية لدرجة أنهم يريدون أن يكونوا معًا طوال عطلة نهاية الأسبوع ، وليس فقط أثناء الجلسات. لذا فإن سعر 99 دولارًا يبقيهم في نفس الفندق حيث يمكنهم قضاء وقت أطول بعد الجلسات ، والاسترخاء في اللوبي ، وضرب بار الفندق في وقت متأخر من الليل دون الحاجة إلى القلق بشأن النقل إلى أي مكان قد يكون فيه البقاء.

قد يبدو هذا تافهًا لبعض مخططي المؤتمرات أو الحاضرين المنتظمين لمؤتمرات الأعمال ، لكنني أرى أن هذا عنصر حاسم في الحفاظ على جو يشبه المخيم في FinCon. إنه نفس سبب رفضي لمنشآت وسط مدينة شيكاغو الجميلة في Morningstar العام الماضي.

مساكن ميل عالية

كما يمكنك أن تتخيل ، لا يوجد الكثير من المدن ذات الحجم اللائق في الولايات المتحدة التي بها فندق مؤتمرات يمكن الحصول عليه مقابل 99 دولارًا. ليس لدى سان دييغو (اختيار مشهور من الحضور) وشيكاغو هذا النوع من الصفقات. ولحسن الحظ فعل دنفر.

لذلك ، اخترنا دنفر واتضح أنها خطوة قوية. بالطبع ، لم يكن القرار سهلاً كما جعلته يبدو. هناك عدد كبير من العوامل: توافر الفندق ، والتواريخ المقبولة ، وحزم أماكن الاجتماعات ، وما إلى ذلك. التي يجب التفاوض عليها جميعًا.

على غرار عام 2011 ، لجأت إلى خدمات كارولين كوغلين من شركة هيلمز بريسكو التي قامت بعمل قوي آخر يتمثل في تقديم خياراتي لي. لمعلوماتك ، تحصل كارولين على نسبة مئوية من الفندق لإحضارها لي.

جلب الأسلحة الكبيرة

بحلول نهاية مؤتمر العام الماضي كنت قد هزمت. إن كونك مركز المعلومات لأكثر من 250 من الحاضرين و 25 راعياً وعدد لا يحصى من البائعين ومديري المرافق له تأثير كبير. كنت منهكا. أقسمت أنني لن أفعل ذلك بهذه الطريقة مرة أخرى وأنني سأسعى للحصول على المزيد من المساعدة في إدارة العملية.

في البداية كانت الرعاية. التفت إلى ميخائيل، الذي يدير الإعلانات (والعديد من الأشياء الأخرى) لـ PT Money. لقد كان لائقًا تمامًا وقام بعمل ممتاز ليس فقط في جلب المزيد من أموال الرعاية ، ولكن توفير المزيد من القيمة للجهات الراعية: Ally Bank و Chase و Fidelity ، إلخ.

الشيء الوحيد الذي كان عليّ فعله هو إيداع الشيكات. مايكل شخص طبيعي في هذه الأمور ولم يكن بإمكاني فعل FinCon مرة أخرى بدون أن يتعامل مع هذا الجانب. قررت أنا ومايكل التعامل مع الأحداث المسائية بشكل مختلف قليلاً هذا العام.

لتسهيل الأمر على أنفسنا ، قمنا ببيع حقوق الأحداث المسائية الحصرية مقابل محاولة التخطيط لشيء ما بأنفسنا. أدى هذا إلى توفير الكثير من الوقت الذي لم نتمتع به أنا وجيسيكا ، وانتهى الأمر ببعض التجارب الفريدة (مثل أشعل FinCon حدث).

بعد ذلك كانت الإدارة. جيسيكا هي مساعدتي الافتراضية ، لذا فهي تعمل لدي خمس ساعات في الأسبوع بغض النظر عن FinCon. لكنني أحضرتها هذا العام في وقت مضاعف في يونيو (كما كان مقررًا قبل شهر واحد فقط من العام الماضي) ، وبحلول أغسطس كنت قد خصصت كل ساعات عملها لـ FinCon. كانت بحاجة إلى كل ساعة أيضًا بعد أن كلفتها بدور منسقة مجلة المؤتمر.

هذا صحيح ، قررنا إضافة مجلة مؤتمرات إلى هذا المزيج. لقد لقيت استحسانًا ، لكنها كانت نفقات ضخمة واستنزافًا كبيرًا للوقت. كنت أنا وجيسيكا نتف شعرنا في بعض الأحيان. سيتعين علينا إعادة التفكير في هذا العنصر في المستقبل لجعله أكثر كفاءة.

فعلت جيسيكا أكثر بكثير من المجلة بالرغم من ذلك. نسقت مشروع خدمة المؤتمرات مع مدينة دنفر ، وأدارت قائمة المراجعة وساعدتني في تحديد الجدول الزمني ، رتبت جميع ترتيبات سفر المتحدث والموظفين ، ونسقت مع الفندق لتقديم الطعام لقائمة الطعام ، وفعلت الكثير والكثير أكثر.

يمثل الحصول على الاحتياجات الصوتية والمرئية بشكل صحيح تحديًا دائمًا. التفت للحصول على المساعدة هنا في وقت مبكر أيضًا. جاستن ، الذي تعامل مع الصوت العام الماضي ، هو الرجل المفضل لدي. لقد قام بتجميع الفيديو الترويجي لما بعد المؤتمر الذي أشركه في بيع 50٪ من تذاكر مؤتمر هذا العام. لقد التقط المشهد بشكل مثالي في # FinCon11 بهذا الفيديو.

سافر جاستن معي أيضًا إلى دنفر لاستكشاف المرافق قبل مؤتمر هذا العام وهو نجح في التفاوض على عقد الصوت المرئي وصولاً إلى أقل من ميزانيتنا البالغة 25000 دولار (لقد وفرنا أكثر 20 ألف دولار). تكاليف AV ، IMO ، هي أكبر عمليات التلاعب عندما يتعلق الأمر بالمؤتمرات. لقد جعلوك أسيرًا هناك في الفندق والعقود مليئة بالعقوبات لاستخدام البائعين الخارجيين.

لكن جاستن تخلص من كل الفوضى ، واستخدم العطاءات المتنافسة لخفض التكلفة ، وقام بالمفاوضات الصعبة وأبقانا أقل من الميزانية. لقد سحقها أيضًا عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع AV في المؤتمر وقام بعمل احترافي في قلب جميع الصوت والفيديو والشرائح من جلسات هذا العام بسرعة.

قام كل من جوستين وجيسيكا أيضًا بتوظيف وإدارة طاقم عمل صغير خاص بهما في المؤتمر. يا رجل ، علي أن أدفع أكثر لهؤلاء الرجال.

لا تنسى صور المؤتمر. تمامًا مثل العام الماضي ، التفت إلى صديقي بيت للتعامل مع تصميم الشعار الأولي. لقد أعطاني فقط ما كنت أبحث عنه. ثم التفت إلى صديقي المحلي ومساعدي ، ريان ، للتعامل مع جميع اللافتات (على خشبة المسرح ، والملصقات ، والخطوات والتكرار ، والخلفية ، والشارات ، وما إلى ذلك).

كان رايان في منتصف فترة انتقالية خاصة به. هو الآن يعمل بدوام كامل التبشيرية في جزر البهاما (بصدق!). في الغالب بسبب سوء تخطيطي ، كنت أختتم الأمور معه أثناء وجوده في جزر البهاما بدون اتصال بالإنترنت.

جعلته مثيرة للاهتمام الشهر الماضي. في حالة من الذعر ، التفت إلى الفنان المحلي وصديق جيب الذي يملك أ شركة تي شيرت تحت عنوان تكساسللقيام بقمصان المؤتمر. لقد تمكنوا من تحويل شيء لطيف حقًا في غضون أسابيع قليلة.

آخر ما وصل كان المحتوى على خشبة المسرح. لقد تمسكت بهذه المسؤولية ، لكني ما زلت أتوجه إلى المجتمع لتقديم الأفكار والتصويت على الجلسات التي أرادوا رؤيتها. تابعت أيضًا متحدثًا أو اثنين كنت أعرف أنني أريده على المسرح مرة أخرى ، أو لأول مرة.

كنت أرغب في أن يحتوي مؤتمر هذا العام على بعض العناصر نفسها من العام الماضي ، ولكن ليس ليكون تكرارًا دقيقًا. لذلك علمت أنه سيكون من المهم جلب صوت خارجي كبير. لقد أنعم الله علينا ليز ويستون، خبير مالي شخصي معروف ومؤلف ، حضور.

قدمت ليز أداءً رائعًا في حديثها وأضفت جوًا من الاحتراف والمصداقية حقًا قدر الحضور.

ومن بين المتحدثين الرئيسيين الآخرين جيه دي روث (من الثراء ببطءأكثر من المال) ، آدم بيكر (من ManVsDebt.com) ، جريج جو (من WiseBread.com) وجيم وانج (من Bargaineering.com) الذي قاد فريق الخبراء. إنه لأمر رائع أن تشارك هؤلاء النجوم من المجتمع بهذه الطريقة.

على الرغم من أنني تلقيت كل مساعدة التوظيف هذه ، إلا أنني كنت لا أزال مستهلكًا لقائمة مهام المؤتمر في الأسابيع التي سبقت # FinCon12. هناك الكثير من الأشياء الأخرى التي يمكنني الاستعانة بمصادر خارجية أو تسليمها للمتطوعين.

لكني أعاني مع هذا. خاصة مع اقتراب الحدث. أبدأ في استيعاب كل شيء وأطلب من نفسي العمل بجدية أكبر وأسرع لإنجاز كل شيء. أعتقد من بعض النواحي أنني شخص مثالي إلى حد ما ، لذلك أنا أمسك بزمام الأمور بشدة. سأكون أفضل في هذا.

من بين الآخرين الذين تطوعوا بوقتهم في المؤتمر للمساعدة: كاري روشا (من PocketYourDollars.com) ، جون فيلبين (من PowerWallet.com) ، والعديد من الأشخاص الآخرين الذين حملوا كاميرا وأكياس هدايا محشوة وشارات مجمعة وكراسي وإشارات والمزيد. شكرا لكم جميعا!

أما بالنسبة للمؤتمر نفسه ، فقد حقق # FinCon12 نجاحًا كبيرًا. جلب الحاضرون طاقتهم المعتادة ، وفجرت مكبرات الصوت التوقعات ، والمتطوعون على الكاميرات وحقيبة الهدايا قام الحشو بعمل رائع ، وتبين أن مدينة دنفر (و Grand Hyatt) هي المثالية موقعك.

العناصر المضافة في السنة الثانية

أنا فخور حقًا ببعض التحسينات التي أجريناها في العام الثاني. لقد أنفقنا بعض الأموال بطرق أفادت المجتمع وساعدت في تسويق المؤتمر.

اتصال FinCon - لقد أشرت بالفعل إلى مجلة المؤتمرات FinCon Connection ، والتي تعمل كدليل مؤتمر مكون من جزء واحد ومورد صناعي من جزء واحد. ستصبح المجلة أيضًا أداة تسويق طبيعية في المستقبل. خطتنا هي نشرها كل ستة أشهر (وهذا يعطينا مجلة ما بعد المؤتمر ومجلة / دليل ما قبل المؤتمر).

FinCon محلي - لقد أنشأت أيضًا ما يُعرف باسم FinCon Local ، حيث يمكن للحاضرين في FinCon وغيرهم الالتقاء بشكل دوري في مدنهم للحفاظ على محادثة المؤتمر مستمرة طوال العام. تتم إدارة هذا بشكل فضفاض كما ينبغي ، ولكنه يساعد بالتأكيد على تمييز FinCon كرائد لاتصالات المدون المالي غير المتصلة بالإنترنت.

تذاكر افتراضية - سمعت من عدد قليل من الحاضرين في العام الماضي أنهم كرهوا تفويت مؤتمر هذا العام. ذكر البعض أنهم يرغبون في مشاهدة مقاطع فيديو وشرائح من المؤتمر. لذلك ، بمجرد بيع المؤتمر ، ذكرت أننا سنبيع تذاكر افتراضية.

نظرًا لأن هذا الاختيار لم يكن متاحًا للجميع في البداية ، شعرت أنني بحاجة إلى الحفاظ على سعر التذكرة كما هو الحال مع التذكرة العادية. بعد قليل من الترويج ، بعت فقط عددًا قليلاً من التذاكر الافتراضية. في العام المقبل سأتخطى الدفع وأعرضهم للبيع فقط لمن يستفسر.

أكياس غنيمة - بعد الجهود الكبيرة التي بذلت في العام الماضي ، قررت تخطي حشو أكياس الهدايا ، وإعطاء الحاضرين حقيبة فارغة ، والسماح للحاضرين بالحصول على الغنيمة التي يريدونها على طاولات العرض. بعد بضعة أشهر ، فكرت في فكرة تسمح لي بالاستمرار في تقديم غنيمة في حقائب اليد ، وإعطاء بعض الحب للمتحدثين ، وعدم الاضطرار إلى القيام بأي عمل.

أنا مكبرات الصوت مسؤولة عن حشو الحقائب. كان المصيد أنهم وحدهم من يمكنهم وضع شيء ما في الحقيبة. يمكنهم وضع شيء خاص بهم في حقيبة الحمل أو التواصل مع أحد المعلنين لتبادل القيمة. استغل العديد من المتحدثين هذه الفرصة وانتهى بهم الأمر بتمويل رحلتهم إلى FinCon12. أعجبتني هذه الفكرة وأعتقد أننا سنواصل المضي قدمًا ، مع حدود بالطبع.

استخدام وسائل التواصل الاجتماعي - بالنسبة لاستخدام وسائل التواصل الاجتماعي ، فإن المؤتمر يحتوي على ملف صفحة الفيسبوك، مدونة ، أ حساب يوتيوب (للإصدار البطيء لجلسات العام السابق) ، وحتى حساب Pinterest ، وكلها تقوم بعمل جيد في الترويج للمؤتمر للمستخدمين المشاركين.

لكن ذراع FinCon الكبير لوسائل التواصل الاجتماعي هو حسابي على تويتر و علامة التجزئة # FinCon12. Twitter هو المكان الذي أضع فيه تركيزي. لماذا ا؟ لأن رواد الإنترنت يتحدثون مع بعضهم البعض على Twitter.

لقد استخدمت علامة التجزئة # FinCon12 بشكل متسق بحيث أصبحت دعامة أساسية في التواصل مع الحاضرين في المؤتمر.

لقد وصلنا إلى قمة قائمة Twitter الشائعة خلال عطلة نهاية الأسبوع من المؤتمر.

لقد كان اتجاهًا محليًا ، لكن كان لا يزال من الرائع رؤيته. بشكل عام ، حصلت علامة التجزئة # FinCon12 على أكثر من 13.5 مليون ظهور ووصلت إلى 1.3 مليون شخص فريد على مدار 5 أيام.

في المستقبل ، سنقوم بتطوير مجموعة Facebook للسماح لمن هم أكثر طبيعية مع Facebook بالحصول على مركز.

العلاقات العامة التقليدية - استثمرت في القليل من العمل المستقل في العلاقات العامة لصالح # FinCon12. اعتقدت أنني بحاجة إلى نهج أكثر نشاطًا لجذب اهتمام وسائل الإعلام للمؤتمر. من الواضح أن هذا يجعل المؤتمر أكثر جاذبية للمتحدثين والحضور والجهات الراعية.

وقد نجحت! تم اختيارنا من قبل شركتين محليتين تابعين لنا ، وحظينا باهتمام عدد قليل من وسائل الإعلام عبر الإنترنت ، وحصلنا على عدد كبير من الروابط من مختلف المنافذ التي التقطت البيان الصحفي. سأستمر في الاستثمار قليلاً في هذا المجال وآمل أن أبدأ العملية كثيرًا في وقت أقرب العام المقبل حتى يتم انتقاؤنا من قبل المزيد من المنافذ.

الأدوات التي تشغل FinCon

الأدوات التي استخدمتها لإدارة المؤتمر هي:

• Aweber.com لبناء قائمة البريد الإلكتروني الأولية ،
• WordPress.org (بالطبع) لتشغيل موقع الويب والمدونة الخاصة بالمؤتمر ،
• جوجل درايف (المستندات سابقًا) لتسليم استطلاع ما بعد المؤتمر وجميع المستندات التعاونية الأخرى ،
• Eventbrite.com لحجز التذاكر ،
• Sched.org لجدول المؤتمر والتطبيق ،
• MagCloud.com لطباعة المجلة ،
• Slideshare.net لاستضافة الشرائح ،
• موقع YouTube.com و اللاعب الرئيسي لاستضافة مقاطع الفيديو ،
• VisableTweets.com لعرض نشاط Twitter في الوقت الفعلي أثناء الحدث ، و
• TheEventHelper.com للتأمين على الأحداث.

البيانات المالية لـ # FinCon12

تمامًا مثل العام الماضي ، سأقوم بسحب الستار عن البيانات المالية لأظهر لك ما يلزم لإدارة مؤتمر ناجح. فيما يلي البيانات المالية (بعض النفقات تقديرية):

العنصر	المبلغ (2012)	العام السابق (2011)
التذاكر (400 شخص)	42,874.75	25,000.00
الكفالات (20 راعياً)	149,170.50	64,000.00
إجمالي الإيرادات	$192,045.25	89,000.00
فندق الغذاء	67,500.00	37,000.00
أ / ف	25,700.00	14,000.00
الموظفون (الدفع ، السفر ، الوجبات ، إلخ.)	20,750.00	10,000.00
مكبرات الصوت (السفر ، وما إلى ذلك)	6,900.00	3,000.00
مجلة	6,500.00	0.00
حقائب اليد والشارات والمواد الترويجية	4,500.00	1,500.00
المناسبات الاجتماعية	4,250.00	1,200.00
قمصان	4,050.00	2,000.00
المسرح واللافتات	3,700.00	1,000.00
العلاقات العامة والترويج	2,900.00	0.00
رسوم Eventbrite و PayPal	2,825.00	2,000.00
متفرقات السفر والوجبات والشحن وغيرها	2,500.00	0.00
خدمة المجتمع	2,180.00	5,000.00
محاسبة	500.00	0.00
البرمجيات والبيانات	885.00	0.00
تأمين	340.00	200.00
حماية	320.00	0.00
المصاريف الكلية	$156,300.00	77,900.00
اجمالي الربح	$35,745.25	$11,100.00

هناك الكثير الذي يمكنني قوله عن هذا الربح. سأقول فقط إنني سعيد بالحصول عليها ، ولكن ربما يكون هذا هو أقصى ما سأفعله من هذا المؤتمر. الفوائد الأخرى هي فقط قيمة للغاية بالنسبة لي لكي أزعج نفسي بمحاولة جعل هذا نجاحًا ماليًا على وجهه. ستذهب هذه الأموال إلى ميزانية # FinCon13 وستسمح لنا بعمل المزيد في العام المقبل.

ماذا بعد؟

حسنًا ، ما زلت أحلل نتائج استطلاع ما بعد المؤتمر لهذا العام. بمجرد الانتهاء من ذلك وإرسال جميع رسائل الشكر والمدفوعات ، سأبدأ عملية إعداد # FinCon13. لقد امتلأت يدي بالتأكيد هذا العام. لقد تم تعيين المستوى عالياً ولجعل هذا المجتمع يظهر مرة أخرى ، يجب أن أتبع تقدمهم ومنحهم المزيد مقابل أقل.

شيئان يمنحانني الثقة هما أنني أشعر أنني أعرف احتياجات المجموعة ، ولدي أهداف بسيطة: مساعدة الحاضرين على التواصل والتعلم. إذا فعلت ذلك أعتقد أنني سأكون بخير.

أي سؤال حول كيف أدرت المؤتمر؟ أطلق النار في التعليقات أدناه.

جميع الصور من باب المجاملة Gen X Finance. الصور الموجودة في مجموعة FinCon على موقع Flickr.com.