Probabil știți că îmi place să păstrez lucrurile simple. Cât de simplu posibil.
De asemenea, îmi place să țin lucrurile destul de organizate pentru că nimic nu mă înfurie mai mult decât timpul pierdut căutând ceva. Este costul tangibil pe care îl plătiți pentru că nu aveți un sistem în loc.
Acest lucru este valabil mai ales pentru lucrurile de care nu aveți nevoie des, deoarece nu vă puteți baza pe memorie pentru a vă aminti unde sunt lucrurile. Documentele financiare se încadrează perfect în găleată.
După ani de zile de ajustare și reajustare, am venit cu un sistem organizațional pentru documentele noastre care funcționează. De asemenea, este destul de simplu.
Iată cele două reguli ale mele (ok, tehnic trei) pentru fiecare bucată de hârtie:
- Digitalizează totul
- Păstrați originalul dacă este eliberat de guvern, notarizat, proprietate personală, impozit sau împrumut.
- (Distrugeți restul)
Cuprins
- Cum să-l organizăm pentru prima dată
- Digitizează totul
- Distrugeți originalul dacă ...
- Stocarea documentelor
Cum să-l organizăm pentru prima dată
Dacă începeți de la zero, vă invit să citiți acest articol al profesiilor de arhivist, Biblioteca Congresului. Încerc să am în vedere unele dintre strategii utilizate de Biblioteca Congresului. Arhivează o mulțime de lucruri. Ca orice.
Veți observa că sfaturile lor nu prescriu pași sau tehnologii specifice, de aceea împărtășesc abordarea mea într-un moment, dar abordarea lor generală este solidă. Această idee din articol este aur pur - „Nu vă lăsați ocoliți. Rezistați tentației de a savura orice lucru chiar acum. ” (atât de ușor de făcut, mai ales în arhivarea personală)
Ideile cheie sunt să vă atacați documentele ca o singură unitate cu o serie de „aglomerări”. Gândirea la aceasta ca la o unitate o face mai puțin descurajantă. Atacarea aglomerărilor îl împarte în bucăți ușor de gestionat, pe care le puteți face pe parcursul unei serii de zile, săptămâni sau luni.
Când am început să mă organizez, mi-am luat „aglomerările” logice și le-am transformat în foldere. Am luat toate documentele Mașinii și le-am scanat mai întâi, punând fișierele în folderul corespunzător. Am sfărâmat originalele pe care nu aveam nevoie să le păstrez și am ținut restul în cutii. Apoi am făcut cealaltă mașină.
A doua zi am analizat documentele mele bancare pentru contul nostru bancar principal. Nu aveam nevoie să fac toate documentele într-o singură zi, nu eram dispus să îi acord acel nivel de timp, dar eram dispus să petrec 20-30 de minute completând un dosar.
A durat aproximativ o lună de digitalizare activă și oprită, dar de atunci, întreținerea este destul de obișnuită. Scanez documente în serie în fiecare trimestru sau cam așa ceva, ceea ce nu înseamnă multe hârtii, deoarece acum primesc cele mai multe lucruri digital.
Și categoriile (sau grupările) mele pot să nu se potrivească cu ale tale. Un mod bun de a te gândi la asta este modul în care organizezi un Liant în caz de urgență, care oricum va conține o mulțime de aceste documente importante.
Digitizează totul
Fiecare bucată de hârtie importantă care intră în casă este digitală. Dacă pot, mă înscriu pentru declarații fără hârtie, deoarece atunci pot descărca direct declarațiile fără să fac treaba scanării.
Digitizarea nu este partea dificilă, organizarea acesteia într-o serie de foldere este partea dificilă.
Iată structura noastră de dosare:
- Documente comerciale
- Documente personale.
- Arhiva
- Individual - Eu
- Individual - Soție minunată
- Individual - Copil 1
- Individual - Copil 2
- Activ - Casă
- Activ - Mașina V
- Activ - Mașina H
- Financiar.
- Acorduri
- Bancar
- Credit
- Planificator financiar
- Asigurare
- Investiție
- Impozite
- Legal
Eu organizează-ne fișierele în funcție de persoană sau bun și apoi dacă este financiar, legal sau altul - aceste categorii sunt comune pentru familie. S-ar putea să fac taxele sau să gestionez investițiile, dar sunt active familiale și, așadar, se încadrează în categoria mai largă.
The Individual să conțină documente specifice individului, precum dosarele medicale.
Arhiva este un instrument de capturare pentru documentele de care nu mai avem nevoie, cum ar fi dosarul Activ - Mașina C după ce am vândut Toyota Celica. Au trecut ani de când am avut mașina, așa că am putut șterge întregul folder, dacă este necesar, dar având în vedere cât de ieftin este spațiul de stocare... eh, de ce amândouă.
Distrugeți originalul dacă ...
Digitalizarea unui document înseamnă că nu mai am nevoie de original, cu câteva excepții. Regula mea generală este că, dacă emise de guvern, notarizate, acoperă proprietăți, impozite sau împrumuturi, atunci le păstrează. Puteți distruge orice altceva.
Dacă vă aflați cu o mulțime de hârtie și vă plac regulile mai complicate, iată câteva reguli generale ce hârtie fizică să distrugeți și ce să păstrați (amintiți-vă, aveți în continuare copii digitale ale tuturor, doar în caz):
- SHRED Orice primești lunar - extrase bancare, extrase de card de credit, facturile de utilități, etc. - când vei primi următoarea
- PĂSTRAȚI documentele de împrumut (în special confirmarea) timp de un an după ce le achitați.
- PĂSTRAȚI declarațiile fiscale și documentele justificative timp de 7 ani de la depunere.
- PĂSTRAȚI Documente legate de un bun (mașină, casă etc.) atâta timp cât îl dețineți.
- PĂSTRAȚI documente emise de guvern, cum ar fi certificatele de naștere și deces, licențele de căsătorie - pentru totdeauna
- PĂSTRAȚI Orice credeți că ar fi greu de înlocuit.
Stocarea documentelor
Găsiți un loc sigur în casă, puneți-l într-un seif și lipiți documentele în seif.
Seiful pe care îl obțineți la magazinul de articole de birou poate fi probabil crăpat în cinci secunde cu un magnet, deci nu vă bazați pe acesta pentru securitate. Îl doriți pentru protecția împotriva incendiilor, așa că ascundeți-l, de preferință în spatele unei picturi pe perete. 🙂
Pentru copiile digitale, asigurați-vă că le faceți backup undeva, de preferință automat și în două locuri, pentru orice eventualitate. Stocăm documentele noastre pe un hard disk portabil, care este el însuși făcut backup de la distanță.
Dacă nu doriți să le stocați local sau doriți ca mai multe persoane să poată accesa documentele (un hard disk portabil nu este ideal), puteți opta pentru ceva de genul Dropbox.
După ce faceți acest lucru, vă va plăcea cât de ușoare și aerisite vor părea documentele dvs. financiare. 🙂
Care sunt strategiile dvs. pentru conservarea și organizarea documentelor dvs. financiare? Întotdeauna caut să ne îmbunătățim procesul, așa că mi-ar plăcea să-l aud.