The Complete 2023: Guia Fiscal para Freelancers

Então, você está abrindo caminho para a liberdade financeira como freelancer e sua agitação lateral está começando a decolar.

Incrível!

Mas o que acontece quando chega a hora do imposto? Quando você traz dinheiro extra ou se você for um freelancer em tempo integral, os impostos serão muito diferentes do que quando você é um funcionário assalariado.

Neste guia, abordaremos os detalhes de como lidar com seus impostos como freelancer - incluindo maneiras de estruturar o seu negócio, quais impostos você vai pagar, como enviar os impostos ao longo do ano e até como diminuir o seu conta de impostos.

Autônomo vs. Impostos sobre trabalho em tempo integral

Quando você trabalha por conta própria ou tem renda fora do seu trabalho normal, há formulários de impostos adicionais que você precisa preencher e impostos exclusivos que você precisa pagar.

Quando você trabalha em período integral (funcionário W-2), os impostos geralmente são pagos para você. Seu empregador calcula automaticamente quanto reter de cada contracheque e envia esses impostos ao IRS em seu nome. Os empregadores também pagam uma parte de seus impostos para você, dividindo a conta do imposto em Seguro Social e impostos do Medicare.

Mas quando você é seu próprio empregador - ou seja, trabalhadores por conta própria — você é responsável por calcular e enviar seus pagamentos de impostos ao longo do ano. Isso inclui o envio de pagamentos estimados de impostos trimestrais ao IRS e (se aplicável) ao departamento de receita do seu estado. Dependendo do seu negócio, você também pode precisar pagar vendas estaduais e impostos locais.

Isso pode ficar complicado. É por isso que é importante encontrar um contador licenciado (CPA ou Enrolled Agent) que possa ajudá-lo a configurar sua estrutura comercial, configurar pagamentos de impostos e arquivar sua declaração. E, com sorte, mantenha o IRS longe de você!

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Qual estrutura de negócios você deve escolher?

Existem algumas estruturas de negócios disponíveis para freelancers, e cada uma tem vantagens, dependendo do estado em que você mora e do seu negócio:

Empresa Individual

A maioria dos freelancers começa como um único proprietário. Este é o estado padrão do seu negócio que não requer o preenchimento de nenhuma papelada extra.

As empresas individuais permitem que você relate suas receitas e despesas comerciais em sua declaração de imposto de renda regular, utilizando o formulário do IRS Anexo C. Isso facilita para os indivíduos, pois você não precisa preparar uma declaração separada para o negócio. No entanto, não há tantas vantagens fiscais disponíveis.

Corporação de Responsabilidade Limitada (LLC) + S Corp

Formar uma Sociedade de Responsabilidade Limitada (LLC) é uma boa ideia para a maioria dos proprietários de empresas porque oferece alguma proteção de ativos. No entanto, é considerada uma “entidade desconsiderada” pelo IRS e não necessariamente afeta seus impostos.

Muitos freelancers optam por formar uma LLC e tributá-la como uma pequena corporação ou S Corp. Isso oferece certas vantagens fiscais, mas é mais adequado para freelancers que ganham cerca de US$ 100.000/ano ou mais (normalmente).

A eleição da S Corp exige que você pague a si mesmo um “salário razoável” do negócio, compatível com o mercado. Também requer mais papelada e você precisará apresentar uma declaração de imposto separada para o próprio negócio.

Corporação C

Embora a eleição da C Corporation (C Corp) seja normalmente reservada para grandes empresas, você pode criar seu negócio como uma C Corp e ainda aproveitar a economia de impostos da S Corp. Existem muito poucas razões para os freelancers escolherem o status de C Corp, porque eles normalmente são tributados duas vezes (conhecido como “tributação dupla”), e C Corps são mais complicados de configurar.

As Corporações C permitem que pequenas empresas emitam ações de propriedade no negócio e proteger os acionistas de dívidas ou processos judiciais. Isso pode beneficiar empresas freelancers que esperam uma renda substancial e desejam atrair investidores.

Mas, na maioria dos casos, a dor de cabeça de criar e manter uma C Corporation como freelancer simplesmente não vale a pena.

Quais impostos os freelancers pagam?

Os freelancers pagam imposto de renda nos níveis federal e estadual (se aplicável), mas também podem estar sujeitos a impostos locais.

Aqui está um detalhamento dos impostos que você precisará pagar como freelancer:

Federal

O imposto de renda federal é pago ao IRS e é baseado no lucro líquido do seu negócio (menos outras deduções e créditos). Esses impostos são pagos dentro das faixas de impostos nacionais, que variam de acordo com sua renda tributável e estado civil.

Como freelancer, você também é responsável por pagar seus próprios impostos do Seguro Social e do Medicare. Às vezes, isso é chamado de “imposto de trabalho autônomo” (ou imposto SE), pois você deve pagar o valor total. Os assalariados pagam apenas metade e a outra metade é paga pelo empregador. O actual alíquota de imposto para autônomos é de 15,3%.

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Estado

Os impostos de renda estaduais são exigidos na maioria dos estados (exceto Wyoming, Washington, Texas, Tennessee, Dakota do Sul, Nevada, Flórida e Alasca) e são pagos ao departamento de impostos do estado. Os impostos estimados normalmente são devidos ao mesmo tempo que os impostos federais e devem ser pagos trimestralmente.

Você também será responsável por preencher uma declaração de imposto estadual, além de sua declaração de imposto federal. Se você estiver sendo tributado como uma corporação, precisará registrar uma declaração de imposto corporativo em seu estado.

Local

Algumas jurisdições locais nos EUA têm seus próprios requisitos fiscais e você pode ser obrigado a pagar imposto de renda adicional. Você pode encontrar mais informações sobre sua área no site da câmara de comércio local ou no escritório local.

Vendas

Como freelancer, você provavelmente não está pagando imposto sobre vendas, mas alguns estados exigem que você colete e pague impostos sobre vendas de serviços (Virgínia Ocidental, Dakota do Sul, Novo México e Havaí). Isso exigiria a solicitação de uma autorização de imposto estadual sobre vendas para poder vender seus serviços.

Se você vende produtos físicos, provavelmente coletará impostos sobre vendas e os pagará ao departamento de impostos do seu estado. Cada estado tem requisitos diferentes. Revise seus requisitos estaduais e locais antes de iniciar um negócio.

Fazendo pagamentos de impostos estimados

Como freelancer, você é obrigado a enviar pagamentos de impostos estimados trimestralmente para os impostos federais e estaduais. Isso é calculado automaticamente e é baseado em sua renda e responsabilidade fiscal estimada. Provavelmente irá oscilar ao longo do ano.

Para fazer um pagamento estimado de imposto ao IRS, você pode abrir uma conta em irs.gov/payments ou efetue um pagamento diretamente através de sua conta bancária ou cartão de débito/crédito. O IRS recruta processadores de pagamento de terceiros para lidar com seus pagamentos, e você pode escolher qual prefere. Cartões de crédito e cartões de débito incorrem em uma taxa de transação, enquanto o pagamento direto de sua conta bancária é gratuito.

Para fazer pagamentos estimados para o seu estado (ou jurisdição local), você precisará configurar uma conta de pagamento com o departamento de impostos do seu estado.

Deduções fiscais comuns

Como proprietário de uma empresa, você tem mais flexibilidade com as deduções fiscais, pois operar sua empresa envolve despesas. Aqui estão alguns deduções fiscais comuns que freelancers podem usar para reduzir sua responsabilidade fiscal:

?Escritório em casa

Se você trabalha em casa, pode deduzir o escritório em que trabalha, se não for usado para outros fins. A maneira mais simples de fazer isso é somar a metragem quadrada do seu escritório e dividi-la pela metragem quadrada da sua casa. Isso mostra a porcentagem da hipoteca/aluguel e utilitários que você pode deduzir em sua declaração de imposto de renda.

Por exemplo, se você mora em uma casa de 2.000 pés quadrados e seu escritório tem 100 pés quadrados, você pode deduzir 5% de sua hipoteca, impostos e custos de serviços públicos.

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?Viagens e Refeições

Viagens e refeições não são gratuitas para deduzir almoços e férias caros, infelizmente. O IRS exige que as viagens e refeições de negócios sejam para a operação e/ou desenvolvimento do seu negócio.

Viagens de negócios e hospedagem em uma conferência relacionada ao trabalho, por exemplo, são 100% dedutíveis. No entanto, as refeições durante essa viagem só podem ser deduzidas à taxa de 50%. Além disso, as refeições durante sua viagem de trabalho só podem ser deduzidas se você estiver facilitando negócios, como encontrar clientes em potencial ou fechar um negócio. Novamente, essas refeições podem ser deduzidas a uma taxa de 50%.

?Educação

A educação continuada e as certificações são uma ótima maneira de se manter atualizado em seu ofício e são dedutíveis de impostos. Fazer um curso online para aprimorar seus negócios ou obter uma certificação extra para ajudá-lo a conquistar novos clientes pode ser feito sem impostos, desde que sejam 100% relacionados aos negócios. Por exemplo, você não pode deduzir a certificação de ioga para o seu negócio de contabilidade, mas obter seus créditos de educação continuada para manter sua licença CPA é dedutível.

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?️Equipamentos e Suprimentos

Como freelancer, você pode precisar de equipamentos para administrar seus negócios e passar regularmente por suprimentos consumíveis. Desde que essas despesas sejam “necessárias e ordinárias” para o funcionamento do seu negócio, elas são 100% dedutíveis.

Mas algumas compras de equipamentos maiores não podem ser deduzidas imediatamente. Pode ser necessário amortizar a dedução durante a vida útil do equipamento.

?️Quilometragem

Se você dirige até o local de um cliente para seu trabalho freelance ou dirige alguns quilômetros por semana como parte de seus negócios, pode deduzir a quilometragem em sua declaração de imposto de renda. A taxa de dedução de quilometragem para o IRS é muito generosa: inclui depreciação e manutenção estimadas e é tributada a uma taxa de 65,5 ¢ por milha a partir de 1º de janeiro de 2023.

Para 2022, a taxa foi de 58,5 ¢ para 1º de janeiro de 2022 a 30 de junho de 2022 e 62,5 ¢ para 1º de julho de 2022 a 31 de dezembro de 2022.

Como registrar seus impostos como freelancer

Se você está declarando seus impostos como um único proprietário, você irá arquivar seu padrão 1040 declaração de imposto de renda, mas incluirá o Anexo C para sua receita comercial.

Se você estiver registrando como uma corporação, precisará preencher uma declaração de imposto comercial separada utilizando o formulário 1120 (1120-S para S Corp).

Se você optar por fazer isso sozinho, existem vários opções populares de software fiscal disponível. E você provavelmente se beneficiará ao pagar por um software de contabilidade para pequenas empresas, como Livros rápidos, para ajudá-lo a organizar suas receitas e despesas.

Também pode ser útil trabalhar com um profissional licenciado, como um Contador Público Certificado (CPA) ou Agente Registrado (EA). Ambos são obrigados a passar por testes rigorosos e são reconhecidos pelo IRS para representá-lo. Embora os profissionais fiscais licenciados possam custar mais, eles podem ajudá-lo a configurar e proteger seu negócio autônomo. Eles também podem evitar que você cometa erros fiscais caros.

Preparando-se para os impostos do próximo ano

Como freelancer, é importante manter registros de suas receitas e despesas, incluindo anotações sobre viagens, refeições de negócios e quilometragem. Isso significa arquivar seus recibos de maneira semiordenada.Aplicativos de rastreamento de despesas pode ajudá-lo a manter seus registros organizados ao longo do ano, facilitando a chegada do imposto de renda.

Por fim, lembre-se de reservar dinheiro regularmente para impostos. É fácil se envolver em atividades comerciais e esquecer de pagar o IRS, mas isso pode voltar a prejudicá-lo em grande estilo. Abra uma conta bancária de “impostos”, separada da sua conta comercial, e transfira fundos para lá mensalmente.

Se você puder encontrar um contador licenciado e de qualidade para ajudá-lo a abrir seu negócio e preparar seus retornos, você economizará muitas dores de cabeça e possivelmente milhares de dólares ao longo do caminho.

Conclusão: Existem maneiras de tornar os impostos freelancers menos onerosos

Freelancing é uma ótima maneira de ajudá-lo a construir um negócio com a flexibilidade e liberdade que você deseja. Uma desvantagem? Os impostos podem ser um pouco complicados. No entanto, existem maneiras de começar com o pé direito e evitar apressar seus impostos.

Escolher a estrutura de negócios certa e organizar suas finanças de maneira amigável com os impostos pode ajudá-lo a evitar o estresse na hora do imposto.

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